Eingangs muss erwähnt werden, dass behördliche Schriftstücke auch dann ohne Zustellnachweis zugestellt werden können, wenn kein wichtiger Grund für eine Zustellung mit Zustellnachweis vorliegt; in solch einen Fall können diese behördlichen Schriftstücke auch fernschriftlich oder mittels automationsunterstützter Datenübertragung zugestellt werden. Hierbei gilt das zuzustellende Schriftstück als zugestellt, sobald es in den Briefkasten bzw. Briefeinwurf oder Hausbrieffach eingelegt wurde, der für die Abgabestelle bestimmt ist, oder an der Abgabestelle zurückgelassen wurde. Zustellungen ohne Zustellnachweis gelten mit dem dritten Werktag nach Übergabe an die Gemeinde oder an den Zusteller als bewirkt, außer wenn behauptet wird, dass die Zustellung nicht vorgenommen wurde oder zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen worden ist. Falls der Zustellzeitpunkt zweifelhaft ist, obliegt es der Behörde die Tatsache und den Zustellzeitpunkt nachzuweisen. Sollte der Empfänger jedoch zum Zeitpunkt der Zustellung vorübergehend bei der Abgabestelle nicht anwesend sein, wird die Zustellung am nächstfolgenden Tag, an dem der Empfänger an die Abgabestelle zurückkehrt, wirksam.
In diesem Zusammenhang muss auch die Zustellung gegen Zustellnachweis berücksichtigt werden. In diesem Fall muss das Schriftstück dem Empfänger an der Abgabestelle zugestellt werden. Dabei ergeben sich Abgabestelle und Empfänger aus der Anschrift, die von der Behörde auf dem Schriftstück angegeben ist. Wenn der Empfänger an der Abgabestelle angetroffen wird, muss ihm das Zustellorgan das Schriftstück übergeben. Sollte der Empfänger jedoch die Annahme verweigern, ist die Sendung wiederum an der Abgabestelle zurückzulassen. Falls dies nicht möglich sein sollte, ist das Schriftstück beim zuständigen Postamt zu hinterlegen, wenn die Zustellung durch die Post erfolgt ist; in allen anderen Fällen muss das Schriftstück beim zuständigen Gemeindeamt oder bei der Behörde, wenn sie sich in derselben Gemeinde befindet, hinterlegt werden. Die Sendung gilt mit der Zurücklassung bzw. mit der Hinterlegung als zugestellt. Wenn dem Zusteller der Zugang zur Abgabestelle verwehrt wird bzw. wenn der Empfänger seine Anwesenheit verleugnet oder wenn sich der Empfänger verleugnen lässt, stellt dies eine Annahmeverweigerung dar.
Auch die Postvollmacht muss berücksichtigt werden. Aufgrund der Postvollmacht kann auch an einer anderen Person zugestellt werden, wenn die betreffende Person zur Empfangnahme solcher Sendungen bevollmächtigt wurde und wenn dies nicht durch einen Vermerk auf der Sendung ausgeschlossen ist. Wenn der Empfänger keine natürliche Person ist, wie beispielsweise etwa eine Aktiengesellschaft, ist die Sendung einem Vertreter zuzustellen, der zur Empfangnahme der Sendung befugt ist. Als befugter Vertreter kommt beispielsweise etwa das Vorstandsmitglied der Aktiengesellschaft in Betracht. Sollte der Empfänger eine Person sein, die zur berufsmäßigen Parteienvertretung befugt ist, ist die Sendung des Schriftstückes in seiner Kanzlei zuzustellen und darf somit auch an jeden dort anwesenden Angestellten des Parteienvertreters zugestellt werden. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass sowohl der Parteienvertreter als auch die Behörden unter gewissen Voraussetzungen eine Zustellung an bestimmte Angestellte ausschließen können. Für den Fall, dass der Empfänger einer Anstaltsordnung untersteht, ist somit über den Anstaltsleiter oder eine von ihm bestimmte Person zuzustellen. Es ist ebenso erwähnenswert, dass Zustellungen an Präsenzdiener durch das unmittelbar vorgesetzte Kommando vorzunehmen sind.
In bestimmten Fällen, in denen die Sendung nicht dem Empfänger zugestellt werden kann, weil der Empfänger beispielsweise etwa nicht anwesend ist oder weil er sich verleugnen lässt, muss jedoch eine Ersatzzustellung vorgenommen werden. Das bedeutet, dass an einen an der Abgabestelle anwesenden Ersatzempfänger zugestellt werden darf. Voraussetzung für eine Ersatzzustellung ist jedoch, dass der Zusteller annehmen kann, dass sich der Empfänger regelmäßig an der Abgabestelle aufhält. Wenn diese Voraussetzung nicht vorliegt, etwa weil dem Zusteller mitgeteilt wurde, dass sich der Empfänger auf Urlaub befindet, ist die Sendung der Schriftstücke nachzusenden. Sollte eine Nachsendung auch nicht in Betracht kommen, ist das Schriftstück wiederum an die Behörde zurückzustellen. Eine Ersatzzustellung, die trotzdem unzulässig vorgenommen wurde, löst wiederum nur durch tatsächliches Zukommen Rechtswirkungen aus.
Als Ersatzempfänger kommt jede erwachsene Person in Betracht, die zur Annahme bereit ist und die an derselben Abgabestelle wie der Empfänger wohnt oder Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber des Empfängers ist. Wenn der Ersatzempfänger aber mit dem Empfänger im gemeinsamen Haushalt lebt, kann der Ersatzempfänger somit die Annahme nicht rechtswirksam verweigern. Zudem muss die Ersatzzustellung auf dem Zustellnachweis bzw. Zustellschein oder Rückschein beurkundet werden. Es muss beachtet werden, dass eine Ersatzzustellung jedoch dann als nicht bewirkt gilt, wenn sich herausstellt, dass der Empfänger wegen Abwesenheit von der Abgabestelle nicht rechtzeitig vom Zustellvorgang erfahren konnte. Die Zustellung wird jedoch am nächstfolgenden Tag, an dem der Empfänger an die Abgabestelle zurückkehrt, wirksam. Wenn aber rechtmäßig an den Ersatzempfänger zugestellt wurde, gilt das Schriftstück als zugestellt, und zwar unabhängig davon, ob der Empfänger das Schriftstück vom Ersatzempfänger auch tatsächlich erhält oder nicht. Dennoch können sowohl der Empfänger als auch die Behörde eine Ersatzzustellung an bestimmte Ersatzempfänger ausschließen.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass wenn die Sendung nicht an der Abgabestelle zugestellt werden kann, weil weder der Empfänger noch der Ersatzempfänger anwesend ist, das Schriftstück bei Zustellung durch die Post beim zuständigen Postamt hinterlegt werden muss; ansonsten ist die Zustellung beim zuständigen Gemeindeamt oder bei der Behörde, wenn sie sich in derselben Gemeinde befindet, zu hinterlegen. Voraussetzung für eine Hinterlegung ist jedoch, dass der Zusteller annehmen kann, dass sich der Empfänger regelmäßig an der Abgabestelle aufhält. Außerdem ist der Empfänger schriftlich durch eine Hinterlegungsanzeige von der Hinterlegung zu verständigen. Zudem hat es keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Hinterlegung, wenn diese Verständigung entfernt oder beschädigt wurde. Es muss beachtet werden, dass das hinterlegte Schriftstück mindestens zwei Wochen zur Abholung bereit zu halten ist. Die Frist dafür beginnt mit dem Tag zu laufen, an dem die Sendung erstmals zur Abholung bereit gehalten wird. Wenn sich ergibt, dass der Empfänger wegen Abwesenheit von der Abgabestelle nicht rechtzeitig vom Zustellvorgang erfahren hat, gilt die hinterlegte Sendung nicht als zugestellt. Die Zustellung wird jedoch am nächstfolgenden Tag innerhalb der Abholfrist, an dem der Empfänger an die Abgabestelle zurückkehrt, wirksam. Ein nachträgliches Wirksamwerden der Zustellung durch Hinterlegung ist jedoch nur dann möglich, wenn der Empfänger innerhalb der Abholfrist an die Abgabestelle zurückkehrt.
Auch die Zustellung zu eigenen Handen muss berücksichtigt werden. In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass die Zustellung zu eigenen Handen dann stattzufinden hat, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn sie von der Behörde aus besonders wichtigen Gründen angeordnet wird. Es ist erwähnenswert, dass in solch einen Fall die Versendung des Schriftstückes bei Zustellung durch die Post in einem RSa-Brief zu erfolgen hat. Bei Sendungszustellungen zu eigenen Handen an dem Empfänger dürfen diese Sendungen nicht an einen Ersatzempfänger zugestellt werden, wohl aber an einen Postbevollmächtigten. Wenn die Sendung jedoch nicht gleich beim ersten Zustellversuch zugestellt werden kann, ist der Empfänger durch eine schriftliche Anzeige zu ersuchen, zu einer bestimmten Zeit an der Abgabestelle anwesend zu sein. Es muss beachtet werden, dass ein Entfernen oder ein Beschädigen dieser Anzeige keine Auswirkung auf die Gültigkeit der Zustellung hat. Es liegt aber keine rechtswirksame Zustellung vor, wenn der Zusteller die Verständigung an der Eingangstür angebracht hat, obwohl er sie in den Briefkasten einlegen hätte können. Solch ein Zustellmangel gilt jedoch ab dem Zeitpunkt, in dem das Dokument dem Empfänger tatsächlich zugekommen ist, als geheilt. Es ist ebenso erwähnenswert, dass ein zweiter Zustellversuch zur angegebenen Zeit durchzuführen ist und dass das Schriftstück sodann zu hinterlegen ist, wenn auch dieser Zustellversuch erfolglos ist.
Außerdem ist die Zustellung vom Zusteller auf dem Zustellnachweis bzw. Zustellschein oder Rückschein zu beurkunden. Der Sendungsübernehmer hat sodann die Sendungsübernahme durch Unterschreiben des Zustellnachweises mit Datum zu bestätigen; wenn der Sendungsübernehmer nicht der Empfänger ist, muss er zusätzlich noch sein Naheverhältnis zum Empfänger bestätigen. Sollte der Übernehmer die Bestätigung verweigern, muss der Zusteller die Verweigerung sowie das Datum und falls erforderlich auch das Naheverhältnis des Übernehmers zum Empfängers auf dem Zustellnachweis vermerken. Der Zustellnachweis ist unverzüglich an die Behörde zurückzusenden. Es ist ebenso erwähnenswert, dass die vom Zusteller erstellten Zustellnachweise öffentliche Urkunden sind, die beweisen, dass die Zustellung vorschriftsmäßig erfolgt ist.