Eingangs muss erwähnt werden, dass unter einer Erledigung eine Handlung zu verstehen ist, mit der ein Verwaltungsorgan eine Aufgabe erfüllt, die ihm gestellt wurde. Der Inhalt der Erledigung kann unter anderem das Erfüllen eines Auskunftsbegehrens, die Bestätigung eines Anzeigeeingangs bzw. die Überprüfung der Angaben in einer Anzeige oder die Einstellung eines Verfahrens wegen Zurückziehung eines Antrages sein. Bei Erledigungen sind wiederum zwischen Enderledigungen sowie Teilerledigungen und Zwischenerledigungen zu unterscheiden, und zwar je nachdem, ob die Erledigung das Verfahren gänzlich oder nur teilweise bzw. nur einen Verfahrensabschnitt beendet.
Weiters muss beachtet werden, dass es mündliche Erledigungen sowie auch schriftliche Erledigungen gibt. Es ist erwähnenswert, dass mündliche Erledigungen eher bevorzugt werden. Denn die Behörde haben nämlich Anbringen vorzugsweise eher mündlich oder telefonisch zu erledigen, und zwar insbesondere im Falle von Belehrungen oder vorläufigen informativen Verhandlungen. Außerdem haben die Behörden sodann den wesentlichen Inhalt der Amtshandlung in einer Niederschrift oder in einem Aktenvermerk festzuhalten, falls es notwendig ist. Dennoch sind die Vorschriften über schriftliche Erledigungen von Bedeutung, weil es in vielen Fällen von ihrer Einhaltung abhängt, ob der beabsichtigte Rechtsakt überhaupt zustande kommen kann. Als Beispiel wäre etwa zu nennen, dass eine Verletzung der Vorschriften über die Genehmigung oder sogar schon eine Verletzung der Bestimmungen über die Bestandteile einer schriftlichen Erledigung bewirken kann, dass ein gültiger Rechtsakt gar nicht zustande kommt. Es muss beachtet werden, dass Erledigungen insbesondere dann schriftlich zu ergehen haben, wenn dies in der anzuwendenden Vorschrift ausdrücklich angeordnet ist oder wenn die Partei eine schriftliche Erledigung verlangt.
In diesem Zusammenhang muss auch die Genehmigung der Erledigung beachtet werden. Denn eine Erledigung zu genehmigen bedeutet nämlich, aus einem Konzept einen rechtlich relevanten Akt zu machen. Außerdem hat die Genehmigung einer Erledigung grundsätzlich durch die Unterschrift des Genehmigenden zu erfolgen. Damit ein rechtlich relevanter Akt überhaupt entstehen kann, der in Schriftform ergehen soll, bedarf es somit grundsätzlich der Unterschrift einer Person, die dazu ermächtigt bzw. befugt ist. Dennoch kann eine Genehmigung einer schriftlichen Erledigung in bestimmten Fällen auch ohne eine Unterschrift erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Person, welche die Genehmigung erteilt hat, auf eine andere Weise festgestellt werden kann. Dies ist beispielsweise bei Bescheide möglich, die mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung erlassen worden sind. Solch ein Computerbescheid kann nämlich auch ohne Unterschrift eines Genehmigenden erlassen werden, wenn festgestellt werden kann, wer die im betreffenden Schriftstück ausgedrückte Entscheidung getroffen hat.
Für schriftliche Erledigungen bzw. Ausfertigungen sind allgemeine Formerfordernisse einzuhalten. Es muss beachtet werden, dass jede schriftliche Erledigung die Bezeichnung der Behörde, von der sie stammt, das Datum sowie den Namen des Genehmigenden und grundsätzlich auch die Unterschrift der Person, welche die Erledigung genehmigt hat, enthalten muss. Es ist ebenso erwähnenswert, dass Erledigungen in traditioneller Schriftform zugestellt werden können oder auch telegrafisch bzw. fernschriftlich oder mit Telefax übermittelt werden können. Schriftliche Erledigungen können jedoch im Wege automationsunterstützter Datenübertragung oder in einer anderen technisch möglichen Weise dann übermittelt werden, wenn die Partei dieser Übermittlungsart auch zugestimmt hat oder wenn die Partei ein Anbringen in derselben Weise eingebracht hat und der Übermittlungsart nicht gegenüber der Behörde widersprochen hat.
Auch die Einstellung stellt einen wichtigen Punkt dar. Mit Einstellung ist die Beendigung eines Verwaltungsverfahrens ohne Erlassung eines Aktes, der nach außen in Erscheinung tritt, gemeint. Wenn ein Verfahren eingestellt wird, muss dies in einem Aktenvermerk festgehalten werden. Außerdem muss beachtet werden, dass ein Verwaltungsverfahren in bestimmten Fällen eingestellt werden. Ein Verfahren, das auf Antrag eingeleitet wurde, kann nämlich dann eingestellt werden, wenn die Partei ihren Antrag zurückzieht oder stirbt und eine Rechtsnachfolge in der Parteistellung nicht in Frage kommt, wie beispielsweise etwa bei einem Ansuchen um Erteilung einer Gewerbeberechtigung. Ein Verfahren, das von Amts wegen eingeleitet worden ist, kann auch dann eingestellt werden, wenn sich herausstellt, dass kein Anlass zu weiterer behördlicher Tätigkeit besteht und wenn sich ergibt, dass niemand Anspruch auf Erlassung eines Bescheides hat. Dies ist beispielsweise dann gegeben, wenn sich bei einer Überprüfung einer Betriebsanlag, die aufgrund einer Anzeige vorgenommen wurde, herausstellt, dass kein Anlass für behördliche Maßnahmen gegeben ist.
Es besteht jedoch auch die Möglichkeit einen Antrag stattzugeben, ohne dass darüber in einer als Bescheid bezeichneten Erledigung entschieden werden muss. Als Beispiel wäre zu sagen, dass Anträge auf Ausstellung eines Reisepasses bzw. Anträge auf Ausstellung eines Führerscheines durch die Ausstellung des entsprechenden Dokumentes erledigt werden. Die Erlassung eines Bescheides ist nur dann möglich, wenn solch ein Antrag abgewiesen wird.