Eingangs muss erwähnt werden, dass als Parteien jene Personen betrachtet werden, die berechtigt sind, an einem Verwaltungsverfahren aktiv teilzunehmen. Außerdem werden den Parteien die aktive Teilnahme am Verfahren durch einige Rechte ermöglicht, wie unter anderem etwa durch das Recht auf Akteneinsicht, Parteiengehört, Verkündung und Zustellung des Bescheides, Ablehnung von nichtamtlichen Sachverständigen und Dolmetschern, Erhebung der Berufung, Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens sowie Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand und Geltendmachung der Entscheidungspflicht. Es muss ebenso beachtet werden, dass jene Personen als Beteiligte zu betrachten sind, die eine Tätigkeit der Behörde in Anspruch nehmen oder auf die sich die Tätigkeit der Behörde bezieht, während Personen, die an der Sache wiederum ein Rechtsanspruch haben oder aufgrund eines rechtlichen Interesses beteiligt sind, als Partei in Betracht kommen. Daraus kann somit entnommen werden, dass Beteiligte Personen sind, die nur mit der Behörde zu tun haben; also von ihr anzuhören sind, aber ihr gegenüber keine besonderen Rechte haben. Parteien wiederum stehen zur Behörde in einer spezifischen rechtlichen Beziehung.
In diesem Zusammenhang muss man sich die Frage stellen, welche Beteiligte auch Parteien sind sowie nach welchen Kriterien diesbezüglich zu entscheiden ist. Wie bereits erwähnt ist Partei jede Person, die auch einen Rechtsanspruch hat, also die auch einen Anspruch auf eine bestimmte behördliche Tätigkeit oder ein rechtliches Interesse hat. Ein rechtliches Interesse hat eine Person, wenn sie einen Anspruch auf ein bestimmtes Verfahren hat. Solch ein Anspruch bedeutet, dass die Partei ein Recht auf Durchführung eines Verfahrens oder ein Recht auf Teilnahme daran hat. Wenn eine Person keinen materiellrechtlichen oder formalrechtlichen Anspruch hat, sondern nur ein tatsächliches Interesse hat, kommt wiederum nicht als Partei in Betracht, sondern nur als Beteiligter. Es muss somit beachtet werden, dass Partei eine Person ist, die durch den Gegenstand des Verfahrens in ihrer subjektiven Rechtssphäre unmittelbar berührt ist. Wenn strittig sein sollte, ob eine Person als Partei an einem Verfahren teilnehmen kann, etwa weil sie ihre Parteistellung behauptet und die Behörde dies aber verneint, oder weil die Parteien eines Verfahrens die Parteistellung einer Person bestreiten, hat die Behörde die Parteistellungsfrage mittels Bescheid zu entscheiden. Falls notwendig ist dazu sogar ein eigenes Verfahren durchzuführen, wobei Gegenstand dieses Verfahrens nur die Frage der Parteistellung ist.
In diesem Zusammenhang muss ebenso die Unterscheidung zwischen Legalpartei sowie Formalpartei und Organpartei beachtet werden. Es ist erwähnenswert, dass als Legalparteien jene Parteien anzusehen sind, deren Parteistellung im Gesetz geregelt ist. Hierbei ist jedoch zwischen zwei Arten von Legalparteien zu unterscheiden, und zwar Parteien, denen Parteistellung zur Geltendmachung subjektiver Rechte eingeräumt worden ist und Parteien, deren Parteirechte zur Wahrnehmung bestimmter Funktionen eingeräumt sind, die nicht in der Geltendmachung subjektiver Rechte bestehen. Außerdem werden solche Parteien oft als Formalpartei oder als Organpartei bezeichnet. Diese Unterscheidung ist sehr wichtig, denn einer Legalpartei, die Parteistellung zur Wahrnehmung subjektiver Rechte hat, hat auch alle Parteirechte und ebenso die Möglichkeit zur Verteidigung subjektiver Rechte, wie beispielsweise etwa die Beschwerde an den Verfassungsgerichtshof und an den Verwaltungsgerichtshof. Es ist erwähnenswert, dass solch eine Legalpartei aus dem Ergebnis eines Verwaltungsverfahrens subjektive Rechte erwerben kann.
Einer Formalpartei kommen dagegen wiederum nur jene Parteirechte zu, die im jeweiligen Gesetz ausdrücklich genannt sind. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass es alle Parteirechte bis hin zur Möglichkeit einer Beschwerde an die Gerichtshöfe des öffentlichen Rechts sein können, aber es können auch nur bestimmte Rechte sein wie etwa das Recht im Verfahren gehört zu werden oder das Recht zu Ergebnissen des Ermittlungsverfahrens Stellung zu nehmen bzw. das Recht vom Verfahrensergebnis informiert zu werden. Außerdem kann eine Formalpartei aus dem Ergebnis eines Verwaltungsverfahrens niemals ein subjektives Recht erwerben. Zudem müssen Formalparteien das objektive Recht wahren und somit auf die Einhaltung der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung hinwirken. In einiges Fällen kann es auch vorkommen, dass einige Parteien übergangen werden, indem ein Verfahren durchgeführt wird ohne dass alle Personen, die Anspruch auf Parteistellung hätten, auch als Partei beigezogen worden sind. Es muss beachtet werden, dass diesen übergangenen Parteien jedoch ihre Parteistellung grundsätzlich nicht verloren geht.
In diesem Zusammenhang müssen auch die Vertreter beachtet werden. Es ist erwähnenswert, dass alle Beteiligten eines Verwaltungsverfahrens ihre Sache selbst führen können, wenn sie handlungsfähig sind; aber sie haben ebenso die Möglichkeit sich durch Bevollmächtigte vertreten zu lassen. Hierbei muss beachtet werden, dass der gesetzliche Vertreter eines Beteiligten sich auch durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen kann. Es kann jedoch durchaus vorkommen, dass die Behörde das persönliche Erscheinen des Beteiligten selbst verlangen kann, falls es erforderlich ist. Als Vertreter kann jede eigenberechtigte physische Person handeln. Es muss aber beachtet werden, dass Personen, die als Winkelschreiber tätig sind, nicht als Bevollmächtigte zugelassen werden dürfen. Winkelschreiber sind jene Personen, die die unbefugte Vertretung anderer Personen zu Erwerbszwecken betreiben.
Außerdem kann die Bevollmächtigung für alle Verfahrenshandlungen und für das gesamte Verfahren bzw. für mehrere Verfahren, aber auch nur für bestimmte Verfahrenshandlungen bzw. für Verfahrensteile erteilt werden. Zudem richten sich der Inhalt und der Umfang der Vertretungsbefugnis nach der Vollmacht. Es ist ebenso erwähnenswert, dass die Vollmacht sowohl schriftlich als auch mündlich vor der Behörde erteilt werden kann. Die schriftliche Vollmacht muss auf Namen oder auf Firma lauten. Sollte ein Rechtsanwalt oder ein Notar als Vertreter tätig werden, reicht es aus, wenn er sich vor der Behörde auf die ihm erteilte Vollmacht beruft.
Es muss beachtet werden, dass die Behörde in einigen Fällen von einer ausdrücklichen Vollmachtserteilung absehen kann, wenn als Vertreter amtsbekannte Familienmitglieder, Haushaltsangehörige bzw. Angestellte des zu Vertretenden oder amtsbekannt Funktionäre von Organisationen auftreten wollen. Das Absehen von der Vollmachtserteilung ist aber nur dann zulässig, wenn kein Zweifel darüber besteht, dass sich der Beteiligte von solch einer Person vertreten lassen will und wie weit die Vertretungsbefugnis geht. Wenn ein Bevollmächtigter bestellt wurde, hat sich die Behörde in allen Angelegenheiten, die das Verfahren betreffen, an den Vertreter zu wenden, solange die Vollmacht aufrecht ist. Außerdem darf eine Zustellung nicht zu Handen der vertretenen Person erfolgen, sondern muss immer zu Handen des Vertreters gehen. Obwohl ein Vertreter bestellt wurde, kann der Vertretene dennoch von sich aus mit der Behörde in Kontakt treten und kann auch weiterhin im eigenen Namen Erklärungen abgeben. Sollten aber Erklärungen des Vertreters und des Vertretenen miteinander im Widerspruch stehen, gilt die Erklärung des Vertretenen.
Die Beteiligten haben aber auch die Möglichkeit einen Rechtsbeistand zu bestellen, um sich im Verkehr mit der Behörde unterstützen zu lassen. Als Rechtsbeistand kommt jede eigenberechtigte Person in Betracht, außer Winkelschreiber. Außerdem kann sich der Beteiligte vom Rechtsbeistand beraten lassen und sich von ihm auch zur Behörde begleiten lassen. Hierbei muss der Beteiligte jedoch gegenüber der Behörde selbst auftreten. Wenn aber eine Amtshandlung gegen einen handlungsunfähigen Beteiligten, der keinen gesetzlichen Vertreter hat, oder gegen eine Person, dessen Aufenthalt unbekannt ist, gesetzt werden, kann die Behörde durch das zuständige Gericht einen Kurator bestellen lassen. Dieser hat sodann die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Es muss beachtet werden, dass die Bestellung eines Kurators auf wichtige Fälle beschränkt ist, da dies eine außergewöhnliche Maßnahme darstellt.