Eingangs muss erwähnt werden, dass die Verwaltungsverfahrensgesetze von Verwaltungsorganen bei der Besorgung behördlicher Aufgaben anzuwenden sind. Es muss beachtet werden, dass Verwaltungsorgane dann behördliche Aufgaben besorgen, wenn sie in Angelegenheiten der Hoheitsverwaltung rechtssetzend tätig sind. Das Merkmal der Hoheitsverwaltung besteht darin, dass Verwaltungsorgane durch materielle Regelungen, die sie zu vollziehen haben, ermächtigt sind, Rechtsakte zu setzen, zu deren Zustandekommen die Zustimmung des Adressaten rechtlich nicht erforderlich ist.
Außerdem werden behördliche Aufgaben dann wahrgenommen, wenn ein Verwaltungsorgan selbst ein Verfahren durchzuführen hat. Es muss beachtet werden, dass ein Verwaltungsorgan aber behördliche Funktionen nicht wahrnimmt, wenn es zwar in amtlicher Eigenschaft, aber in der Funktion eines Beteiligten oder einer Partei an einem Verwaltungsverfahren mitwirkt, das ein anderes Verwaltungsorgan durchzuführen hat. Als Beispiel wäre etwa zu nennen, dass ein Organ einer Gemeinde, das die Parteienrechte der Gemeinde in einem Verfahren vor der Gemeindeaufsichtsbehörde wahrzunehmen hat, in diesen Fall nicht in Besorgung behördlicher Aufgabe tätig wird. Es muss ebenso beachtet werden, dass Angelegenheiten der Privatwirtschaftsverwaltung niemals behördliche Aufgaben sind. Daher sind bei der Besorgung solcher Angelegenheiten nie die Verwaltungsverfahrensgesetze anzuwenden.
Es ist erwähnenswert, dass die Bundesministerien, die Behörden der allgemeinen staatlichen Verwaltung in den Ländern, wie etwa der Landeshauptmann sowie die Landesregierung und die Bezirksverwaltungsbehörden, die Unabhängigen Verwaltungssenate in den Ländern, die Bundespolizeibehörden sowie die Sicherheitsdirektionen und die Gemeindebehörden wiederum Behörden sind, die die Verwaltungsverfahrensgesetze anzuwenden haben. Verwaltungsverfahrensgesetzte werden beispielsweise im Disziplinarverfahren, bei der Durchführung von Prüfungen, bei Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe und Sicherheit sowie auch bei Akte militärischer Befehlsgewalt auf jeden Fall nicht angewendet.
In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass auch in solchen Verfahren, für die keine Verwaltungsverfahrensvorschriften gelten, ebenso die Grundsätze eines rechtsstaatlichen Verwaltungsverfahrens anzuwenden sind, die im allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetz ihren Niederschlag gefunden haben. Zu diesen Grundsätzen gehören auf jeden Fall das Parteiengehör, der Ausschluss wegen Befangenheit sowie die Pflicht Bescheide zu begründen und die Zulässigkeit außerordentlicher Rechtsmittel, also die Möglichkeit einer Wiederaufnahme des Verfahrens.