Man kann auf verschiedene Art und Weise mit der Behörde in Verbindung treten. Man kann sowohl schriftlich als auch mündlich oder telefonisch Kontakt mit einer Behörde aufnehmen. Unter Anbringen sind Anträge, Anfrage, Anzeigen, Anregungen, Beschwerden und Mitteilungen an Behörden zu verstehen. Schriftliche Anbringen können in herkömmlicher Schriftform als Schreiben per Post aber auch telegrafisch, fernschriftlich per Email oder Telefax an die Behörde eingebracht werden. Es ist aber nicht empfehlenswert ein umfangreiches Ansuchen, für das die Schriftform nicht ausdrücklich vorgesehen ist, mündlich oder telefonisch einzubringen. Aber die Bitte um Auskunft darüber, wo ein Ansuchen einzubringen ist, wird ohne weiteres auch telefonisch oder mündlich eingebracht werden können.
Beim telefonischen Anbringen kann die Behörde eine schriftliche Bestätigung verlangen, um festzuhalten, dass ein Anbringen telefonisch eingebracht wurde. Wenn es erforderlich ist, wird der wesentliche Inhalt eines mündlichen Anbringens in einer Niederschrift festgehalten. Rechtsmittel sowie Eingaben, die an eine Frist gebunden sind oder durch die der Lauf einer Frist bestimmt wird, dürfen nur schriftlich eingebracht werden. Das bedeutet, dass solche Rechtsmittel bzw. Eingaben entweder mit der Hand bzw. Computer geschrieben per Post, telegrafisch, fernschriftlich per Fax oder Email eingebracht werden können, aber nicht mündlich. Zur Entgegennahme schriftlicher Anbringen ist die Behörde nur während der Amtsstunden verpflichtet. Zur Entgegennahme mündlicher oder telefonischer Anbringen ist die Behörde nur während der für den Parteienverkehr bestimmten Stunden verpflichtet, außer bei Gefahr in Verzug.
Die Zeiten der Amtsstunden und des Parteienverkehrs sind bei der Behörde durch Anschlag kundzutun. Es ist auch erwähnenswert, dass Anbringen jederzeit im Verfahren zurückgezogen oder geändert werden können, wenn sich dadurch weder an der Sache selbst noch an der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit etwas ändert, wie z.B. Austauschpläne. Wenn sich aber dadurch die Sache ändert so liegt ein neuer Antrag vor und das gesamte Verfahren ist neu durchzuführen. Falls die Eingabe Mängel aufweist, ist die Behörde verpflichtet die sofortige Behebung zu veranlassen. Die Behörde wird der betreffenden Person auftragen innerhalb einer angemessenen Frist den Mangel zu beheben. Wenn dies nicht innerhalb der gesetzten Frist erfolgt, wird das Anbringen mit Bescheid zurückgewiesen. Weist das Anbringen keine Unterschrift auf, kann die Behörde der betreffenden Person auffordern das Anbringen innerhalb bestimmter Frist nachträglich zu unterschreiben, wenn z.B. Zweifel besteht, dass das Anbringen tatsächlich von dieser Person ist.
Es ist zu beachten, dass die Behörde gegenüber unvertretenen Personen eine Rechtsbelehrungspflicht hat. Das bedeutet, dass Verwaltungsorgane verpflichtet sind, Personen, die nicht durch berufsmäßige Parteienvertreter, also Rechtsanwälte oder Notare, vertreten sind über ihr Recht zu belehren sowie die zur Vornahme ihrer Verfahrenshandlungen nötigen Anleitungen zu geben. Die Behörde klärt den Personen darüber auf, welche Verfahrenshandlungen im jeweiligen Fall in Betracht kommen sowie weist auf die Möglichkeit bzw. das Erfordernis von Anträgen und Fristen hin.
Die Rechtsbelehrung ist üblicherweise mündlich zu erteilen. Die schriftliche Festhaltung ist nicht zwingend notwendig, aber sehr zweckmäßig, wie z.B. durch Aktenvermerk. Die Behörde hat nur eine Anleitung zur Setzung aller notwendigen Schritte zu geben. Es ist nicht Aufgabe der Behörde inhaltliche Ausführungen zu geben, die die Erfolgschancen erhöhen. Zurück zu unserem Beispiel: Herr A wird also sein Ansuchen um Erteilung einer Bewilligung zur Errichtung einer gewerblichen Betriebsanlage bei der Bezirkshauptmannschaft mittels Fax einbringen können, wenn die Bezirkshauptmannschaft solch ein Empfangsgerät hat. Wenn die Behörde keinen Zweifel darüber hat, dass das eingebrachte Ansuchen tatsächlich von Herrn A ist, hat sie das Anbringen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Hat hingegen die Behörde Zweifel, kann sie Herrn A auftragen durch ein schriftliches Anbringen samt seiner eigenhändigen Unterschrift zu bestätigen, dass das Ansuchen von ihm stammt.