Eingangs muss erwähnt werden, dass die österreichische Bundesverfassung bezüglich normativer Festlegung von Verwaltungsaufgaben sehr zurückhaltend ist. Es muss beachtet werden, dass staatliche Beschränkungen sowie Belastungen und sonstigen Eingriffe rechtfertigungsbedürftig sind, da der Staat nämlich an die Grundrechte gebunden ist. Im Allgemeinen rechtfertigt aber grundsätzlich nur ein entsprechendes öffentliches Interesse die Legitimation eines solchen Eingriffes. Auch die administrative Selbstbestimmung muss berücksichtigt werden. Hierbei gilt nämlich, dass die Aufgaben der österreichischen Verwaltung durch unmittelbar anwendbare Rechtsakte der Europäischen Organe konstituiert werden. Andererseits ergeben sich aus unterschiedlichen Rechtsakten der Europäischen Organe vielfältige Notifikationspflichten, Amtshilfepflichten sowie Informationspflichten und Mitwirkungspflichten, die sich innerstaatlich in erster Linie als Verwaltungsaufgaben darstellen.
Auch die budgetäre Planung muss berücksichtigt werden, da jede Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben finanzielle Mittel benötigt. Hierfür stehen der Verwaltung jedoch nur öffentliche Mittel zur Verfügung. Aus diesem Grund ist auch das Regierungsprogramm wichtig, das bei Bund und Ländern der Genehmigung durch das Gesetzorgan bedarf und bei anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts wiederum der Beschlussfassung durch das satzungsgebende Organ bedarf. In diesem Zusammenhang muss erwähnt werden, dass an sich die Staatsaufgaben zwar die Staatsausgaben bestimmen, aber oft lässt sich erst aus den Staatsausgaben genauer auf die Art und auf die Qualität der Staatsaufgaben zurückschließen, und zwar aufgrund der ungenauen Fixierung der Aufgaben. Da diese Budgets sehr detailliert gegliedert sind, ergeben sich aus ihnen für welche Zwecke pro Zeiteinheit welche Beträge aufgewendet werden dürfen. Dennoch muss beachtet werden, dass die einzelnen Ausgabenansätze recht global sind und somit auch mehrere konkrete Verwaltungsaufgaben unter einem Ansatz vereinen. Außerdem muss beachtet werden, dass es sich bei den öffentlichen Haushalten nicht um Kataloge von Verwaltungsaufgaben handelt, sondern nur um haushaltsrechtliche Ermächtigungen bestimmte Beträge für bestimmte Zwecke aufzuwenden.
Ebenso die Frage wie der aktuelle Stand an Verwaltungsaufgaben ermittelt werden kann, ist interessant. Hierbei ist zu beachten, dass der Stand an rechtlichen Verwaltungsvorschriften einen Ausgangspunkt bilden kann, da die gesetzlichen Bestimmungen nicht bloße Ermächtigungen, sondern Vollzugsaufträge bilden, bei denen vermutet werden kann, dass sie auch erfüllt werden. Außerdem können auch die Budgets ebenso als Ausgangspunkte herangezogen werden, da Verwaltungsstellen in Systemen mit Jahresbudgets dazu neigen, von einmal eröffneten Krediten auch Gebrauch zu machen. Daher sind in diesem Zusammenhang die Sicherheitsverwaltung und Ordnungsverwaltung, die Aufsichtsfunktionen, die konservierende Verwaltung, die Finanzfunktion, die Leistungsverwaltung, die Rechtsfunktionen, die planende Verwaltung sowie die Wirtschaftsordnung und die Verwaltung der Verwaltung ganz besonders zu beachten.
Die Sicherheitsverwaltung und Ordnungsverwaltung sind wesentliche Punkte. Der Sicherheitszweck wird nach außen durch den Bestand des Bundesheeres als Träger der militärischen Landesverteidigung und nach innen durch die Zweige der Sicherheitsverwaltung verwirklicht. Zur Erfüllung der Ordnungszwecke muss einiges erhoben und evident gehalten werden, und zwar personenbezogen, aktivitätsbezogen oder sachbezogen. Als Beispiel für personenbezogene Erhebung wäre etwa das Meldewesen zu nennen, für aktivitätsbezogene Erhebung wiederum etwa das Gewerberegister, und für sachbezogene Erhebung beispielsweise etwa Kraftfahrzeugzulassungsregister.
Es ist erwähnenswert, dass Bereiche der Ordnungsverwaltung bestehen, die durch eine besondere Aufsicht im Verein mit spezifischen behördlichen Anordnungsbefugnissen und Untersagungsbefugnissen charakterisiert sind. Zu diesen Bereichen gehören unter anderem die Verkehrspolizei, die Feuerpolizei, die Arbeitsinspektion, die Lebensmittelkontrolle sowie die Fleischinspektion und die Tierseuchenbekämpfung. Auch die Bereiche der konservierenden Verwaltung bedienen sich der Instrumente der Ordnungsverwaltung, beispielsweise etwa wenn unter anderem Objekte zu Denkmalen, zu Naturdenkmalen bzw. zu Landschaftsschutzgebieten oder zu Wasserschutzgebieten erklärt werden und wenn Maßnahmen an solchen Objekten bzw. in solchen Gebieten einer Bewilligungspflicht unterworfen werden.
Die Finanzfunktion bildet ebenso einen Bereich der Verwaltungsaufgaben. Darunter ist die hoheitliche Einhebung von Abgaben aller Art durch Abgabenämter der verschiedenen Verwaltungsbereiche zu verstehen, wie beispielsweise etwa Steuern, Gebühren oder Beiträge bzw. Umlagen. Es ist erwähnenswert, dass Gesetzesverstöße und die Nichtbefolgung von behördlichen Anordnungen gesetzlich zu Verwaltungsübertretungen erklärt wurden. Aus diesem Grund sind behördliche Erhebungen zu einem Großteil im Zusammenhang mit Verwaltungsstrafverfahren bzw. Finanzstrafverfahren zu sehen. Wenn Anordnungen und Aufträge bescheidmäßig ergangen sind, bildet die zwangsweise Durchsetzung ebenfalls eine Verwaltungsfunktion.
In diesem Zusammenhang ist die Rechtsmittelfunktion zu berücksichtigen. Aufgrund dessen dass im österreichischen Verwaltungsrecht eine große Zahl von administrative Instanzenzüge bestehen, sind viele Abteilungen von Oberbehörden sowie auch von Sonderbehörden, wie beispielsweise etwa Vergabeämter oder der Unabhängige Verwaltungssenat und andere Rechtsmittelsenate, mit der Bearbeitung von Berufungen und anderen administrativen Rechtsmitteln beschäftigt. Auch die planende Verwaltung muss beachtet werden. Wenn die Landesregierungen etwa Entwicklungsprogramme beschließen und wenn Gemeinden Flächenwidmungspläne beschließen, schaffen sie damit Bindungen für ein anderes Verwaltungshandeln. Als Beispiel wäre etwa nennen, dass Baubewilligungen etwa nur in Übereinstimmung mit der Flächenwidmung erteilt werden dürfen. Außerdem ist die Verwaltung gesetzlich in erheblichem Umfang zur Erstellung von Plänen und Berichten der unterschiedlichsten Art verpflichtet.
Eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben besteht in der Verwaltung der Verwaltung. Hierbei geht es um Angelegenheiten der Personalverwaltung, wie etwa Dienstrecht und Personalausbildung, sowie um Angelegenheiten der Sachmittelverwaltung, wie beispielsweise etwa Raumbewirtschaftung oder Amtsbibliothek, aber auch um Angelegenheiten des Haushaltswesens, der Rechtsdienste sowie des Kanzleiwesens und um das Wirken nach außen, wie etwa die Herausgabe von Amtsblättern und Fachzeitschriften sowie Jahresberichten. In diesem Zusammenhang muss auch die Überwachungsfunktion beachtet werden; denn innerhalb von größeren Verwaltungsstellen umfasst die Dienstaufsicht sowohl die Einhaltung dienstrechtlicher Bestimmungen als auch die Aufsicht über den ordnungsgemäßen Amtsbetrieb der Organisationseinheiten der Dienststelle.