Die Behörde ist verpflichten den wahren maßgebenden Sachverhalt festzuhalten. Dazu sind Beweise nötig. Unter Beweise versteht man jene Mittel, die dazu dienen die Behörde von der Wahrheit einer Behauptung oder einer Annahme zu überzeugen. Beweisen bedeutet die Überzeugung hervorzurufen, dass etwas wahr sei. Bei den Beweisen gilt der Grundsatz der materiellen Wahrheit. Darunter ist zu verstehen, dass die bewiesene Sachverhaltsfeststellung für die Bescheiderlassung sehr wichtig ist. In einem Verfahren gelten die Grundsätze der freien Beweiswürdigung, der mittelbaren Beweisaufnahme und des Parteiengehörs.
Der Grundsatz der freien Beweiswürdigung meint, dass es keine Regeln dafür gibt, wann eine Behörde etwas als bewiesen anzusehen hat. Aber die Behörde hat unter sorgfältiger Berücksichtigung der Ergebnisse des Ermittlungsverfahrens nach freier Überzeugung den Wahrheitsgehalt der Beweise zu beurteilen. Die mittelbare Beweisaufnahme heißt, dass Beweise auch mittelbar, z.B. durch eine unterstellte Behörde, gleichgeordnete Behörde oder durch einzelne Organe, aufgenommen werden können. Ein Beispiel für mittelbare Beweisaufnahme wäre die Zeugenvernehmung durch die Bezirkshauptmannschaft im Auftrag der Landesregierung bzw. durch die Bezirkshauptmannschaft auf Ersuchen einer anderen Bezirkshauptmannschaft. Parteigehör zum Ergebnis von Beweisaufnahmen meint, dass der Partei Gelegenheit gegeben werden muss, vom Ergebnis der Beweisaufnahme Kenntnis zu nehmen und dazu Stellung zu nehmen. Dies erfolgt z.B. durch eine schriftliche Mitteilung des Ergebnisses der Beweisaufnahme an die Partei mit der Aufforderung sich innerhalb bestimmter Frist dazu zu äußern. Es gibt verschiedene Arten von Beweismitteln, wie z.B. Urkunden, Zeugen, Vernehmung von Beteiligten, Sachverständige, Augenschein.
Bei Urkunden ist zwischen öffentliche und private Urkunde zu unterscheiden. Urkunden sind Aufzeichnungen über rechtlich erhebliche Umstände. Öffentliche Urkunden sind Urkunden, die von einer österreichischen oder ausländischen Behörde bzw. von einer öffentlichen Urkundsperson, z.B. Notar, ausgestellt worden sind. Beispiel für öffentliche Urkunden wären Reisepässe, Gewerbescheine, Staatsbürgerschaftsnachweis. Wenn private Urkunden vom Aussteller unterschrieben sind oder mit einem gerichtlich od. notariell beglaubigten Handzeichen versehen sind, gelten sie als Beweis, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen vom Aussteller sind, wie z.B. Schuldscheine, Testamente oder Mietvertag. Zeugen sind Personen, die über eigene außerhalb des Verfahrens gemachten Wahrnehmungen, Aussagen machen sollen. Der Zeuge ist verpflichtet die Wahrheit zu sagen.
Zeugen können auch von einer Aussage ausgeschlossen werden. Solche Ausschließungsgründe gelten für Personen, die zur Mitteilung ihrer Wahrnehmung unfähig sind (z.B. geistig Behinderte, psychisch Erkrankte oder Kinder) aber auch für geistliche darüber, was ihnen in der Beichte anvertraut wurde. Ausschließungsgründe gelten auch für Amtsorgane des Bundes, der Länder und Gemeinden, wenn sie durch die Aussage das Amtsgeheimnis verletzen würden. Bestimmte Personen können aber auch die Zeugenaussage verweigern. Die Zeugenaussage kann verweigert werden über Fragen, deren Beantwortung den Zeugen selbst oder nahe Angehörige einen bedeutenden Vermögensnachteil oder die Gefahr einer strafrechtlichen Verfolgung bringen würde oder zur Schande gereichen würde. Verweigern kann man aber auch Fragen deren Beantwortung eine staatlich anerkannte Pflicht zur Verschwiegenheit verletzen würde, wie z.B. ärztliche Verschwiegenheitspflicht nach dem Ärztegesetz.
Auch berufsmäßige Parteienvertreter können die Aussage über das was ihnen in dieser Eigenschaft von einer Partei anvertraut wurde, verweigern. Auch die Vernehmung von Beteiligten gilt als Beweismittel. Die Vernehmung von Beteiligten ist wie die Zeugenvernehmung, mit dem Unterschied, dass hier keine Wahrheitspflicht besteht. Im traditionellen Verwaltungsverfahren sind keine Zeugengebühren vorgesehen, wohl aber im Verfahren vor den Unabhängigen Verwaltungssenat. Zeugen und Beteiligte, die im gerichtlichen Verfahren oder vor dem UVS vernommen werden, haben einen Anspruch auf Gebühren. Sachverständige wiederum sind Auskunftspersonen, die wegen ihrer besonderen Kenntnisse zur Erstellung eines Befundes und eines Gutachten zu bestimmten Fragen im Verfahren von der Behörde aufgefordert werden. Die Behörde hat zuerst Amtssachverständige heranzuziehen.
Nichtamtliche Sachverständige sind nur heranzuziehen, wenn Amtssachverständige nicht zur Verfügung stehen. Die Gebühren für den nichtamtlichen Sachverständigen hat die Partei zu tragen, die seine Heranziehung angeregt hat. Auch nichtamtliche Dolmetscher und Sachverständige haben Anspruch auf Gebühren. Zur Aufklärung der Sache kann die Behörde oder der dazu beauftragte Sachverständige selbst eine Besichtigung an Ort und Stelle vornehmen, wie z.B. Messung der Luftverschmutzung können Inhalt eines Augenscheins sein.