Eingangs muss erwähnt werden, dass ein demokratisches Staatswesen auf dem Grundsatz der Öffentlichkeit beruht. Mit Öffentlichkeit ist Diskussion und Meinungsbildung über politische Fragen sowie über staatliche Entscheidungen und auch über die Verwaltung gemeint, die für jedermann zugänglich ist. Es ist erwähnenswert, dass die Voraussetzung für die Bildung einer öffentlichen Meinung eine ausreichende Information des Bürgers durch das politisch-administrative System ist. Daher sind die Massenmedien übliche Instrumente zur Bildung einer öffentlichen Meinung. Zu den Massenmedien gehören die Presse, der Hörfunk sowie Fernsehen und auch die neuen elektronischen Informationstechnologien und Kommunikationstechnologien, wie etwa Internet. Die Aufgabe der Massenmedien bezogen auf die Verwaltung sind die Information über die Verwaltung sowie die Kontrolle und Kritik der Verwaltung aber auch die Mitwirkung an der öffentlichen Meinungsbildung und die Diskussion einzelner bestimmter Verwaltungsmaßnahmen, wie beispielsweise etwa straßenpolizeilicher Maßnahmen. Es kommt jedoch oft vor, dass die Presse bei Anerkennung einzelner Verwaltungsleistungen dazu neigt, Pauschalurteile abzugeben, also Missstände in der Verwaltung zu verallgemeinern.
In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass die Verwaltung auch gegenüber den Massenmedien ihre Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit behauptet. Die Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit wird noch durch das Grundrecht auf Datenschutz verstärkt, wenn es sich um personenbezogene Daten handelt. Hierbei muss jedoch berücksichtigt werden, dass diese Verschwiegenheitspflicht nur für Tatsachen besteht, deren Geheimhaltung im Interesse einer Gebietskörperschaft oder der Parteien geboten ist bzw. für personenbezogene Daten, wenn daran ein schutzwürdiges Interesse besteht, insbesondere im Hinblick auf Achtung des Privatlebens und Familienlebens. Dennoch ist die Verwaltung jedoch jenseits der Verschwiegenheitspflicht verfassungsrechtlich zur Auskunftserteilung über Angelegenheiten ihres jeweiligen Wirkungsbereiches verhalten. Es ist ebenso erwähnenswert, dass in Verwaltungseinheiten amtsintern häufig vorgesehen ist, dass Medienkontakte einiger Verwaltungsbediensteter nur nach Zustimmung des Behördenchefs, wie beispielsweise etwa des Regierungsmitgliedes, über eine eigene Verwaltungsabteilung, also über die Pressestelle, abgewickelt werden.
In diesem Zusammenhang muss erwähnt werden, dass sich Hörfunk und Fernsehen nur wenig zur Darstellung von Verwaltungsproblemen eignen, obwohl sie besonders öffentlichkeitswirksame Massenmedien sind. Außerdem vollzieht sich Verwaltung in der Regel ohne anschaulichen Vorgang in Form von Akten und Informationsverarbeitungsprozessen, wobei ein Verwaltungsproblem jedoch kaum sichtbar oder hörbar gemacht werden kann, wenn nicht technische Probleme, Planungsfragen bzw. Gesundheit oder Umweltschutz betroffen sind. Da Journalisten keine Verwaltungsausbildung haben, ist die Zahl der Journalisten, die sachverständig über Verwaltungsfragen berichten können, eher gering. Auch die Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltung muss beachtet werden. Unter Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltung versteht man das geplante und das dauernde Bemühen um Information der Bürger über die Verwaltung. Außerdem ist es Ziel der Öffentlichkeitsarbeit, beim Bürger Verständnis und Vertrauen für Verwaltungseinheiten zu bewirken.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass die Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltung insbesondere durch die Pressestellen sowie durch die Auskunftsstellen und Beratungsstellen institutionalisiert wird. Weiters bilden die Internetdienste der Verwaltungsstellen eine Institutionalisierung von Öffentlichkeitsarbeit bzw. Informationsarbeit der Verwaltung. Außerdem sind Informationsbüros und Informationsausstellungen sowie Bürgerversammlungen weitere institutionalisierte Formen der Öffentlichkeitsarbeit für bestimmte Verwaltungszwecke.