Das Ermittlungsverfahren ist sehr wesentlich, weil die Parteien mitwirken können, wobei Rechtsstandpunkte dargelegt werden und über Interessen gesprochen werden. Zweck des Ermittlungsverfahrens ist die Feststellung des Sachverhalts, der für die Erledigung einer Verwaltungssache maßgeblich ist. Zweck des Ermittlungsverfahrens ist es auch den Parteien Gelegenheit zu geben, ihrer Rechte und rechtlichen Interessen geltend zu machen. Die Feststellung des maßgeblichen Sachverhalts muss erreicht werden, damit ein Bescheid erlassen werden kann. Maßgeblicher Sachverhalt bedeutet, dass ein bestimmter von der Behörde festgestellter Sachverhalt dafür maßgeblich ist, welcher Bescheidinhalt festgelegt werden kann. Maßgebender Sachverhalt für die Erlassung eines Bescheids in einem Bauverfahren wäre z.B. Inhalt des Antrags, die Beschaffenheit des Grundstücks auf dem gebaut werden soll, Eigentümerverhältnisse am Grundstück, weil Baubewilligung nur Eigentümer oder nur mit dessen Zustimmung einen anderem erteilt werden darf. Auch Einwendungen von Nachbarn, die die Unzulässigkeit der Bauführung behaupten, stellen einen maßgebenden Sachverhalt dar. Wenn es erforderlich ist, kann die Behörde auch eine mündliche Verhandlung anordnen.
Die Behörde kann das Ermittlungsverfahren für geschlossen erklären, wenn die Sache zur Entscheidung reif ist. Wenn das Ermittlungsverfahren für geschlossen erklärt wurde, sind neue Tatsachen und Beweismittel nur zu berücksichtigen, wenn sie eine anders lautende Entscheidung in der Sache herbeiführen könnten. Im Ermittlungsverfahren gelten folgende Grundsätze: Grundsatz der Verfahrensverbindung und Verfahrenskoordination, Grundsatz der Amtswegigkeit behördlichen Vorgehens, Grundsatz des Parteigehörs, Grundsatz der freien Beweiswürdigung und Grundsatz der Unbeschränktheit der Beweismittel.
Unter Grundsatz der Verfahrensverbindung und Verfahrenskoordination ist zu verstehen, dass die Behörde mehrere Verwaltungssachen zu einer gemeinsamen Verhandlung verbinden kann oder sie wieder trennen kann. Die Behörde wird z.B. nötige Beweise aufnehmen und bestimmen welche Zeugen zu vernehmen sind sowie ob ein Sachverständige beizuziehen ist.
Eine getrennte Verfahrensführung ist jedoch zulässig, wenn dies zweckmäßig erscheint. Grundsatz der Amtswegigkeit behördlichen Vorgehens bedeutet, dass die Behörde von sich aus das Ermittlungsverfahren durchzuführen hat, wenn nicht ausdrücklich festgelegt ist, dass ein Antrag für ihr Tätigwerden nötig ist. Dabei ist auch der Grundsatz der materiellen Wahrheit zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass die Behörde das, was von den Parteien behauptet wird, nicht ohne weiteres für wahr halten darf, sondern hat eher den Wahrheitsgehalt zu prüfen.
Zu erwähnen ist, dass die Beweislast die Behörde trifft, aber die Partei ist verpflichtet mitzuwirken, wenn die Beweisaufnahme in ihrem Interesse liegt. Unter Grundsatz des Parteiengehörs ist zu verstehen, dass die Behörde den Parteien Gelegenheit zu geben hat, alles vorzubringen was ihren Rechtsstandpunkt stützt und hat sich mit den Vorbringen der Parteien auseinander zu setzen. Das heißt, dass die Behörde den Parteien zwecks Geltendmachung ihrer Rechte hören muss bevor sie ein Bescheid erlassen kann. Wenn das Parteiengehör verletzt wird, liegt ein Verfahrensfehler vor, wogegen Berufung eingebracht werden kann. Grundsatz der freien Beweiswürdigung bedeutet, dass die Behörde an keine Beweisregeln gebunden ist.
Unter Grundsatz der Unbeschränktheit der Beweismittel wiederum ist zu verstehen, dass als Beweismittel alles herangezogen werden kann, was zur Feststellung des maßgebenden Sachverhaltes geeignet ist. Erwähnenswert ist, dass Einwendungen frühestens ab der Anberaumung einer Verhandlung erhoben werden können. Wurde eine mündliche Verhandlung durch Anschlag oder Verlautbarung kundgemacht, können Einwendungen nur bis zum Tag vor der Verhandlung bei der Behörde schriftlich oder mündlich erhoben werden bzw. während der Verhandlung mündlich erhoben werden. Später Erhobene Einwendungen werden nicht mehr berücksichtigt. Diese nicht Berücksichtigung später erhobene Einwendungen nennt man Präklusivwirkung. Diese Präklusivwirkung kann aber nur bezüglich Einwendungen gegen jenes Vorhaben eintreten, das in der Ladung bzw. Kundmachung als Gegenstand in der Verhandlung genannt worden ist. Wenn z.B. in einer Bauverhandlung über ein Haus gesprochen wird, dass viel größer sein soll als das in den Verhandlungsunterlagen angegebene, handelt es sich nicht mehr um den in der Ladung bzw. Kundmachung genannte Gegenstand der Verhandlung.
Es kann somit eingewendet werden, dass für eine Verhandlung über diesen Gegenstand keine Ladung erfolgt sei und man kann eine neue Verhandlung diesbezüglich verlangen. Am Ende der mündlichen Verhandlung ist die Verhandlungsschrift zu verlesen oder wenn ein Tonbandgerät benützt worden ist, die Aufnahme wiederzugeben. Verhandlungsschriften sind Dokumentationen der Vorgänge in einer mündlichen Verhandlung. Zu berücksichtigen ist, dass ein Verfahren auch als Großverfahren geführt werden kann, wenn an einer Verwaltungssache voraussichtlich mehr als 100 Personen beteiligt sind. Ein Großverfahren befreit die Behörde von der Verpflichtung viele Schriftstücke zuzustellen und sich im Bescheid mit jeder einzelnen Einwendung auseinander zu setzen. Die Behörde muss jedoch schon vor der Verhandlung beurteilen, ob mehr als 100 Personen am Verfahren teilnehmen werden, denn wenn sie nämlich ein Verfahren nichts als Großverfahren eröffnet, kann sie für spätere Verfahrensschritte nicht mehr die für das Großverfahren vorgesehene Form wählen. Aber wenn ein Großverfahren gewählt wurde, kann die Behörde die weiteren Verfahrensschritte in den traditionellen Formen setzen, indem sie einfach das Verfahren zurückstuft.