Unter Niederschrift versteht man die schriftliche Beurkundung eines mündlichen Vorganges, welcher sich vor der Behörde vollzieht und für den Gang sowie für die Entscheidung einer Verwaltungssache von wesentlicher Bedeutung ist. Die Behörde kann den Inhalt einer mündlichen Äußerung von Beteiligten in einer Niederschrift, also Protokoll, festhalten und deren Inhalt durch den Beteiligten selbst bestätigen lassen. Inhalt und Verlauf einer mündlichen Verhandlung müssen niederschriftlich durch Verhandlungsschriften beurkundet werden. Da niederschriftlich aufgenommene Anbringen als mündliches Anbringen anzusehen sind, können Rechtsmittel nicht niederschriftlich eingebracht werden. Rechtsmittel müssen schriftlich eingebracht werden. Eine Ausnahme besteht für Einsprüche gegen Strafverfügungen und Berufungen gegen Straferkenntnisse, denn diese Rechtsmittel können auch mündlich eingebracht werden.
Die Niederschrift soll in kurzer und verständlicher Form den wesentlichen Inhalt des Vorganges bzw. der Verhandlung wiedergeben, soll jedoch keine wörtliche Wiedergabe sein. Die Niederschrift muss enthalten: Ort, Zeit und Gegenstand der Verhandlung, Benennung der Behörde sowie Namen und Funktionen aller an der Amtshandlung beteiligten amtlichen und nicht-amtlichen Personen, wesentliche Inhalt des Anbringens bzw. der Amtshandlung, wesentlichen Verhandlungsinhalt, eigenhändige Unterschrift des die Amtshandlung leitenden Organes sowie eine unterschriftliche Bestätigung aller beigezogenen Personen, wenn es nicht mehr als zwanzig sind. Bezüglich Korrekturen in der Niederschrift gilt, dass nichts Erhebliches ausgelöscht, zugesetzt oder verändert werden darf. Durchgestrichene Stellen sollen noch lesbar bleiben. Falls ein Vernommener noch Zusätze macht oder gegen die Unvollständigkeit bzw. Unrichtigkeit der Niederschrift Einwendungen erhebt, ist dies in einem Nachtrag aufzunehmen und gesondert zu bestätigen.
Außerdem ist allen beigezogenen Personen, die es verlangen, eine Ausfertigung der Niederschrift zuzustellen. Eine formgültige Niederschrift stellt eine öffentliche Urkunde dar und gilt als Beweis über den Gegenstand und Verlauf einer Amtshandlung. Aktenvermerke sind ein weiteres Mittel der Dokumentation und dienen unter anderem zur Festhaltung von Wahrnehmungen, Mitteilungen und Anordnungen, die keine schriftliche Ausfertigung erfordern und keinen Anlass zur Aufnahme einer Niederschrift geben. Der Aktenvermerk gilt als öffentliche Urkunde und ist vom Amtsorgan zu unterschreiben sowie zu datieren. Grundsätzlich sollten über alle geführten relevanten Gespräche, Telefonate und Wahrnehmungen, die mit einem Verfahren in Zusammenhang stehen, Aktenvermerke verfasst werden. Es ist erwähnenswert, dass in Aktenvermerke Vorgänge ausschließlich durch die Behörde selbst dokumentiert werden und keine Unterschriften von Beteiligten enthalten.