Die Parteien des Verwaltungsverfahrens haben ein Recht auf Akteneinsicht. Daher hat die Behörde ihnen Einsicht in Akten zu gestatten, die ihre Sache betreffen. Die Parteien haben die Möglichkeit aus den Akten Abschriften anfertigen oder Kopien machen zu lassen. Da es nicht erlaubt ist, die Parteien Akten mitzugeben, müssen Abschriften an Ort und Stelle angefertigt werden; Kopien können nur begeht werden, wenn die Behörde einen Kopierer besitzt. Die dafür anfallenden Kosten hat die Partei selbst zu tragen. Die Behörde muss Blinden oder sehbehinderte Beteiligten, die nicht vertreten sind, den Akteninhalt auf Verlangen durch Verlesung oder in einer anderen geeigneten Weise zur Kenntnis bringen. Zu beachten ist, dass nur Parteien, die an einem Verfahren beteiligt sind, ein Recht auf Akteneinsicht haben. Dieses Recht besteht auch nach Verfahrensabschluss.
Jedoch haben alle Parteien, die an einem Verfahren beteiligt sind in gleichem Umfang Akteneinsicht, da keine Partei bevorzugt werden darf. Personen, die nicht Parteien sind, haben zwar kein Recht auf Akteneinsicht, aber der Behörde ist es nicht verboten auch solchen Personen Einsicht in die Akten, unter Wahrung des Amtsgeheimnisses, zu gewähren. Wahrung des Amtsgeheimnisses bedeutet, dass alle Organe der Bundesverwaltung, Landesverwaltung und Gemeindeverwaltung sowie Organe anderer Körperschaften des öffentlichen Recht zur Verschwiegenheit über alle ihnen aus ihrer amtlichen Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen verpflichtet sind, deren Geheimhaltung unter anderem im Interesse der Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung und Sicherheit, der umfassenden Landesverteidigung, der auswärtigen Beziehungen oder im überwiegenden Interesse der Parteien geboten ist. Das Recht auf Akteneinsicht kann jedoch verwehrt werden, wenn dadurch eine Schädigung berechtigter Interessen einer Partei oder anderer Personen möglich ist (z.B. Verletzung von Betriebsgeheimnisse), eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde zu befürchten ist oder der Verfahrenszweck dadurch beeinträchtigt wird (z.B. Kenntnis der Zeugenaussage vor Parteienvernehmung).
Unter berechtigte Interessen sind nicht nur rechtliche Interessen, die eine Parteistellung begründen zu verstehen, sondern auch wirtschaftliche Interesse, die aus einer rechtlichen Tätigkeit entstanden sind. Wenn das Recht auf Akteneinsicht verletzt wird, können die Parteien dies nicht durch ein eigenes Rechtsmittel bekämpfen. Sie können aber die Verweigerung der Akteneinsicht als Verfahrensmangel geltend machen und den Bescheid, der in der Sache ergangen ist, anfechten. Zu unserem Beispiel: wenn Herrn A die Akteneinsicht im Verfahren über die Bewilligung der Errichtung einer Betriebsanlage verweigert wird, kann er dies nicht durch ein Rechtsmittel bekämpfen, aber er hat die Möglichkeit in einer Berufung gegen den Bescheid, mit dem über seinen Antrag entschieden worden ist, die Verweigerung der Akteneinsicht als Verfahrensmangel geltend zu machen.