Vor der Behörde hat die Partei und wenn diese nicht oder nicht voll handlungsfähig ist, deren gesetzlichen Vertreter aufzutreten. Auch der gesetzliche Vertreter eines Beteiligten oder einer Partei kann sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen, wenn ihr persönliches Erscheinen nicht ausdrücklich gefordert ist. Als Vertreter kann jede eigenberechtige natürliche Person, juristische Person, Personengesellschaften des Handelsrechts oder eingetragene Erwerbsgesellschaften (z.B. Steuerberatungskanzlei) eintreten.
Somit wäre es z.B. möglich eine Steuerberatungskanzlei eine Vollmacht zu erteilen, sich in einem Verwaltungsverfahren zu vertreten. Personen, die unbefugte Vertretung anderer Personen zu Erwerbszwecken betreiben, dürfen jedoch nicht als Bevollmächtigte zugelassen werden, wie z.B. Winkelschreiber. Eine Bevollmächtigung kann für alle Verfahrenshandlungen und für das gesamte Verfahren oder für mehrere Verfahren bzw. nur für bestimmte Verfahrenshandlungen oder für Teile des Verfahrens erteilt werden. Inhalt und Umfang der Vertretungsbefugnis richten sich nach der Vollmacht. Die Vollmacht kann sowohl schriftlich als auch mündlich vor der Behörde erteilt werden, denn zur Beurkundung genügt ein Aktenvermerk. Im Gegensatz zur Behörde muss bei Gericht die Vollmacht schriftlich erteilt werden. Wenn eine Vollmacht zur Vertretung erteilt wurde, muss sich die Behörde solange die Vollmacht aufrecht ist, in allen das Verfahren betreffenden Angelegenheiten an den Vertreter wenden. Das bedeutet, dass eine Zustellung nicht zu Handen der vertretenen Person erfolgen darf, sondern muss an den Vertreter zugestellt werden.
Trotz Vertretung kann der Vertretene selbst mit der Behörde in Kontakt treten und Erklärungen im eigenen Namen abgeben. Wenn aber Erklärungen des Vertreters und des Vertretenen miteinander im Widerspruch stehen, gilt die Erklärung des Vertretenen. Der Beteiligte hat aber auch die Möglichkeit sich von einem Rechtsbeistand im Verkehr mit der Behörde unterstützen lassen. Jede eigenberechtigte Person, außer Winkelschreiber, kann als Rechtsbeistand auftreten. Der Beteiligte kann sich vom Rechtsbeistand beraten und sich von ihm auch zur Behörde begleiten lassen; aber gegenüber der Behörde muss der Beteiligte selbst auftreten. Unter einer gewillkürten Vertretung wiederum versteht man die Vertretung durch eine andere Person, die durch die Erteilung einer Vollmacht begründet wird. Bei der gewillkürten Vertretung muss es sich nicht um einen gewerblichen Vertreter handeln. Dieser Vertreter darf aber für die Vertretung kein Geld verlangen, denn sonst würde eine verbotene Winkelschreiberei vorliegen.
Für Amtshandlungen, die gegen einen handlungsunfähigen Beteiligten gesetzt werden sollen, der keinen gesetzlichen Vertreter hat oder für Amtshandlungen, die gegen jemanden vorgenommen werden soll, dessen Aufenthalt unbekannt ist, kann die Behörde einen Kurator bestellen lassen. Die Bestellung des Sachwalters erfolgt durch das im Amtsbereich der Behörde gelegene Bezirksgericht auf Kosten des Vertretenen. Der gerichtlich bestellte Sachwalter bzw. Kurator hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Als gesetzlicher Vertreter kann somit jeder Elternteil seine minderjährigen ehelichen Kinder, der Vormund das Mündel, der Sachwalter psychisch kranke oder geistig behinderte Personen vertreten. Ehegatten können sich gegenseitig in Rechtsgeschäfte des täglichen Alltages vertreten, wenn sie im gemeinsamen Haushalt leben und nicht zu erkennen geben, dass sie nicht vertreten sein wollen. Juristische Personen wiederum werden von berufenen Organen vertreten, wie z.B. Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung.