Eine Prokura ist eine besondere unternehmensrechtlich Vollmacht, entstanden durch ein Rechtsgeschäft, die zu allen Formen von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt ist, die der Betrieb irgendeines Unternehmens mit sich bringt.
Eine Prokura hat besondere Wesensmerkmale. Der Prokurist ist ein handelnder Stellvertreter im Namen und auf Rechnung des Unternehmers. Ebenso ist die Prokura eine rechtsgeschäftlich eingeräumte Bevollmächtigung. Aus diesem Grund ist der Prokurist kein bestelltes Organ wie etwa ein Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder ein Vorstand einer Aktiengesellschaft. Die Bestellung eines Prokuristen erfolgt auf freiwilliger Basis durch ein Rechtsgeschäft, und die Bestellung eines Organs wie etwa ein Geschäftsführer ist zwingend vom Gesetz vorgeschrieben. Die Vertretungsmacht des Prokuristen ist daher rechtlich vorgeschrieben und auch dritten Personen gegenüber prinzipiell nicht beschränkt. Der Grund dafür ist das besondere Schutzbedürfnis im allgemeinen Geschäftsverkehr.
Eine Prokura wird als besondere Variante der Vollmacht durch eine empfangsbedürftige und ausdrückliche Willenserklärung erteilt. Nicht möglich ist eine stillschweigende oder schlüssige Erteilung einer Prokura. Duldet zum Beispiel ein Unternehmer, dass jemand als Prokurist mit der Abkürzung ppa zeichnet, so wird dadurch keine Duldungsprokura erteilt. Im Dulden einer solchen Handlung kann höchstens eine zukünftige Erteilung einer Handlungsvollmacht gesehen werden.
Die Erteilung einer Prokura muss zwar ausdrücklich sein, aber sie muss in keiner bestimmten Form erteilt worden sein. Aus diesem Grund kann eine Prokura auch mündlich erteilt werden. Dadurch, dass die Prokura eine besondere Form der rechtgeschäftlichen Bevollmächtigung ist, bedarf diese nicht auch noch der Zustimmung des Erklärungsempfängers. Die Erteilung der Prokura begründet nur ein rechtliches Können um Außenverhältnis. Häufig liegt der Prokura aber auch ein Dienstvertrag oder ein Auftrag zugrunde, welche zum Tätig-werden als Prokurist verpflichtet, was dann wiederum ein rechtliches Müssen im Innenverhältnis wäre.
Nur von einem in das Firmenbuch eingetragenem Unternehmer oder seinem gesetzlichen Vertreter kann eine Prokura erteilt werden. Wenn der Unternehmer keine natürliche Person ist, muss man darüber hinaus differenzieren, welchem Organ die Entscheidung zusteht, ob eine Prokura für jemanden erteilt wird, oder nicht, Man nennt dies auch die Entscheidung einer Geschäftsmaßnahme. Weiter muss entschieden werden, welches Organ diese Entscheidung dann umsetzten kann und die Prokura erteilen darf. Dies ist dann eine sogenannte Vertretungshandlung. Welche Person erteilungsberechtigt ist, hängt von der Gesellschaft ab.
Einzelunternehmer dürfen Prokuren erteilen, wenn sie im Firmenbuch eingetragen sind. Bei einer Offenen Gesellschaft und bei einer Kommanditgesellschaft bedarf die Entscheidung, ob eine Prokura erteilt werden darf, der Zustimmung aller geschäftsführenden Gesellschafter, außer wenn Gefahr droht. Erteilt wird die Prokura dann von den vertretungsbefugten Gesellschaftern. Ob eine Prokura in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erteilt werden darf, bedarf einer Beschlussfassung der Gesellschafter. Die Erteilung der Prokura erfolgt dann durch sämtliche Geschäftsführer, insofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorschreibt.
Die Erteilung einer Prokura bei einer Aktiengesellschaft erfolgt durch den Vorstand, welche aber laut Gesetz nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates erfolgen darf.
Bei der Europäischen Gesellschaft gibt es keine besonderen Bestimmungen über die Prokuraerteilung, weswegen hierbei die Bestimmungen für eine Aktiengesellschaft herangezogen werden. Bei einer Genossenschaft ist die Erteilung einer Prokura möglich, da eine Genossenschaft nun Unternehmer kraft Rechtsform ist. Die Erteilung der Prokura erfolgt hier durch den Vorstand, und hat diese Genossenschaft auch einen Aufsichtsrat, so bedarf es auch seiner Zustimmung bei der Erteilung einer Prokura.
Aus dem Grund, dass eine stille Gesellschaft eine nicht rechtsfähige Innengesellschaft ist, und nach außen hin nicht in Erscheinung tritt, ist eine Erteilung einer Prokura bei der stillen Gesellschaft als Form der Stellvertretung des Unternehmers ausgeschlossen. Möglich wäre jedoch, eine Prokura durch den Unternehmer zu erteilen. Wer bei einem Unternehmen die Prokura erteilen darf, richtet sich nach der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens.
Unternehmer die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, können keine Prokura erteilen. Dazu zählt auch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, die aufgrund fehlender Rechtsfähigkeit nicht ins Firmenbuch eingetragen werden kann. Auch können Liquidatoren oder Masseverwalter nach heutiger Lehre keine Prokura erteilen, da es an der Voraussetzung eines werbenden Unternehmens mangelt. Weil sie keine Unternehmenseigenschaft haben, können auch rechtsgeschäftlich bestellte Vertreter, wie etwa Prokuristen, keine Prokura erteilen.
Beachten muss man, dass manche Bestimmungen, wie etwa das Apothekengesetz, das Patentanwaltsgesetz oder die Rechtsanwaltsordnung die Erteilung einer Prokura gar nicht erlauben. Zum Prokuristen ernannt werden kann nur, wer eine natürlich Person ist. Vorausgesetz wird daher, dass der Prokurist zumindest beschränkt geschäftsfähig ist, und nicht komplett ident mit dem Unternehmen ist. Als Prokuristen können daher bestellt werden können Arbeitnehmer des Unternehmens, ein Komplementär der als Organ von der Vertretung ausgeschlossen ist, ein Kommanditist, ein Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, ein Aktionär oder ein stiller Gesellschafter.