Eintragungen, die im Firmenbuch vorgenommen wurden, als auch sonstige vom Firmenbuchgericht vorzunehmenden Veröffentlichungen sind im Prinzip in der Ediktsdatei, welche kostenlos unter www.edikte.justiv.gv.at abrufbar ist, als auch im Amtsblatt zur Wiener Zeitung bekannt zu machen. Eine Bekanntmachung gilt schon mit der Aufnahme der Daten in der Ediktsdatei als bekanntgemacht, und nicht erst mit der zeitlich späteren Veröffentlichung im Amtsblatt zur Wiener Zeitung, und die Bekanntmachung in der Ediktsdatei muss in der Regel mindestens einen Monat lang abrufbar sein. Eine Ausnahme besteht jedoch bei Einzelunternehmern und eingetragenen Personengesellschaften, denn diese gelten auch dann als bekannt gemacht, wenn eine Eintragung in der Datenbank des Firmenbuches vorgenommen worden ist, und müssen nicht extra veröffentlicht werden. Dies dient dazu, um den kleineren und mittleren Betrieben die zusätzlichen Gebühren für die Bekanntmachung ersparen zu können.
Das Firmenbuch ist ein öffentliches Register, in das jedermann einsehen kann, weswegen mit den Eintragungen Veröffentlichungswirkungen verbunden sind. Die Veröffentlichungswirkungen bezwecken einerseits den Schutz des Eintragungspflichtigen, wenn ein bestimmter Umstand oder eine bestimmte Tatsache eingetragen und bekannt gemacht worden ist; dies wird auch als Positive Publizität bezeichnet. Andererseits schützt es den Dritten, denn wenn eine Tatsache nicht im Firmenbuch eingetragen und bekannt gemacht worden ist, gilt sie für diesen nicht; dies wird als Negative Publizität bezeichnet.
Diese Veröffentlichungswirkungen gelten aber nur für den geschäftlichen Verkehr und in den damit zusammenhängenden Prozesshandlungen. Die positive Publizität besagt somit, dass eine im Firmenbuch eingetragene Tatsache, ein Dritter gegen sich gelten lassen muss und der Vertrauensschutz daher auf der Seite des Rechtsträgers liegt. Dieser Rechtsträger kann sich unter folgenden Voraussetzungen auf diesen Vertrauensschutz berufen:
Bei der Tatsache muss es sich um eine eintragungspflichtige und richtige Tatsache
handeln, da sachlich nicht richtige Tatsachen grundsätzlich nicht geschützt
werden
Bei der Tatsache muss es sich um eine eingetragene und bekannt gemachte
Tatsache handeln, und eine Eintragung oder Bekanntmachung jeweils alleine
reichen nicht aus.
Betreffend die Wirkung der positiven Publizität muss der Dritte zwar die Tatsache gegen sich gelten lassen, das Gesetz räumt ihm jedoch eine Schonfrist ein. Rechtshandlungen, die innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Bekanntmachung der Tatsache geschehen sind, kann der Eintragungspflichtige diesem Dritten nicht entgegenhalten, wenn der Dritte beweist, dass er die eingetragene Tatsache weder kannte, noch aus irgendwelchen Gründen kennen müsste. Der Dritte muss jedoch beweisen, dass seine Nichtwissen nicht seine Schuld ist. In der Realität ist dieser Beweis schwer zu finden, da das Nichtlesen von Bekanntmachungsblättern oder der Ediktsdatei, wo die Tatsache eingetragen ist, im Normalfall als Fahrlässigkeit ausgelegt wird.
Die Negative Publizität besagt dann somit, dass solange eine Tatsache im Firmenbuch nicht eingetragen und bekannt gemacht worden ist, diese Tatsache vom Eintragungspflichtigen einem Dritten gegenüber nicht vorgehalten werden kann. Diesen Vertrauensschutz genießt jeder Dritte, und dieser kann sich unter folgenden Voraussetzungen auf diesen Vertrauensschutz stützen:
Bei der Tatsache muss es sich um eine eintragungspflichtige Tatsache handeln.
Es muss sich um eine unterbliebene Eintragung oder unterbliebene
Bekanntmachung handeln
Ist zum Beispiel jemand im Firmenbuch eingetragen, obwohl die rechtlichen Voraussetzungen dafür fehlen, weil beispielsweise der Geschäftsbetrieb endgültig eingestellt worden ist, so muss sich der fälschlich eingetragene als Unternehmer behandeln lassen, und kann nicht sagen, er sei kein Unternehmer mehr. Die eintragungspflichtige Tatsache, dass das Unternehmen beendet wurde, und die damit zusammenhängende Löschung, wurde nämlich nicht eingetragen und auch nicht bekanntgemacht.
Bezüglich der Wirkung der negativen Publizität kann sich zwar der Dritte, aber nicht jedoch der Eintragungspflichtige auf die fehlende Eintragung berufen. Wenn der Dritte aber die nicht eingetragene Tatsache kannte, so ist er nicht schutzwürdig. Kannte der Dritte die nichteingetragene Tatsache aufgrund von Fahrlässigkeit nicht, so ist er trotzdem schutzwürdig. Das Firmenbuchgericht muss die beantragten Eintragungen auch materiell prüfen, weswegen alle Eintragungen die Vermutungen der Gesetzmäßigkeit und Richtigkeit haben. Die Vermutung kann nur durch einen Beweis des Gegenteils widerlegt werden.
Damit die Richtigkeit von Eintragungen gewährleistet ist, hat das Gesetz eine Reihe von Maßnahme vorgesehen:
Sämtliche Verwaltungsbehörden, Gerichte, gesetzlichen Interessensvertretungen,
Staatsanwaltschaften sowie Notare als Gerichtskommissäre in
Verlassenschaftsangelegenheiten müssen alle Fälle, bei denen sie wissen, dass
eine unvollständige, unrichtige oder nicht getätigte Anmeldung vorliegt, sofort
dem Firmenbuchgericht mitteilen.
Die Gewerbebehörde ist dazu verpflichtet, bestimmte Informationen über
eingetragene Rechtsträger dem Gericht zukommen zu lassen. Diese Mitteilung
geschieht durch Verknüpfung der einzelnen Daten des Zentralen
Gewerberegisters, welches beim Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit
eingerichtet ist, mit der Datenbank des Firmenbuchs. Allerdings haben umgekehrt
auch die Gerichte der Gewerbebehörden Abfragen aus dem Internet möglich zu
machen. Die dafür benötigten Daten sind aus der Firmenbuchdatenbank dem
zentralen Gewerberegister zur Verfügung zu stellen.
Alle Änderungen von eingetragenen Tatsachen sind unverzüglich vom
Rechtsträger dem Gericht mitzuteilen
Bezüglich der Rechtsfolge von unrichtigen Eintragungen werden zwei unterschiedliche Fälle erfasst:
Beim Veranlassungsprinzip hat jemand verschuldet oder auch unverschuldet eine
unrichtige Eintragung veranlasst
Beim Verschuldensprinzip hat jemand eine, wenn auch nicht von ihm
vorgenommene, wohl aber von ihm als unrichtig erkannte Eintragung nicht
löschen lassen, was ihm als Verschulden zugeschrieben wird
Die Rechtsfolge ist dann jene, dass die betreffende Person die unrichtige Eintragung einer dritten Person gegenüber im Geschäftsverkehr gegen sich gelten lassen muss, soweit er nicht beweisen kann, dass die dritte Person nicht auf die Eintragung vertraut hat, die Unrichtigkeit der Eintragung kannte oder aufgrund grober Fahrlässigkeit nicht gekannt hat.