Da ein Prokurist als ein rechtsgeschäftlicher Vertreter handelt, muss bei schriftlichen Erklärungen eindeutig erkennbar sein, dass dieser in Ausübung einer Vertretungsmacht handelt, die einem Prokuristen zusteht. Aus diesem Grund muss der Prokurist daher in solcher Art und Weise zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem Zusatz beifügt, der die Prokura andeutet. Als zulässig gelten etwa die Zusätze als Prokurist, per procura oder deren Abkürzung ppa. Ein Beispiel: Michael Fischer ist Prokurist des Einzelunternehmens Anton Klar e.U. Korrekterweise muss der Prokurist dann folgendermaßen zeichnen: Anton Klar e.U, ppa. Michael Fischer.
Die Wirksamkeit einer Erklärung hängt nicht von der Einhaltung dieser Regelung ab, denn entscheidend für eine wirksame und rechtmäßige Vertretung des Geschäftsherren ist lediglich, dass der Prokurist in seinem eigenem Namen auftritt, beziehungsweise dies auch für die dritte Person eindeutig zum Vorschein kommt. Im Zweifelsfall muss sich der Prokurist das Geschäft als Eigengeschäft anrechnen lassen, woraus dann er selbst berechtigt beziehungsweise verpflichtet wird.
Das Erlöschen einer Prokura kann aus mehreren Gründen erfolgen. Der häufigste Grund ist der Widerruf der Prokura. Die Prokura kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass man dafür eine spezielle Begründung braucht. Im Gesellschaftsrecht gibt es jedoch eine Ausnahme: wenn einem Stillen Gesellschafter, einem Kommanditisten oder einem von der Vertretung ausgeschlossener Komplementär im Gesellschaftsvertrag die Prokura eingeräumt wurde, so kann dieser nach heutiger Lehrmeinung und Rechtsprechung nur aus wichtigem Grund wieder entzogen werden.
Zum Widerruf berechtigt sind grundsätzlich nur all jene Personen, die auch zur Erteilung dieser berechtigt sind. Eine Ausnahme besteht aber bei der Offenen Gesellschaft, bei der Kommanditgesellschaft und bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, da hier jeder einzelne Geschäftsführer beziehungsweise Gesellschafter einzeln zum Widerruf berechtigt ist. Die Erteilung zu einer Prokura benötigt bei diesen Gesellschaften jedoch die Zustimmung aller Geschäftsführer beziehungsweise Gesellschafter. Der Widerruf ist eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung und bedarf daher keiner besonderen Form. Ein Prokurist kann auch, wenn er diese nicht mehr möchte, seine Vollmacht aufkündigen. Ein Todesfall oder ein Verlust der Geschäftsfähigkeit eines Prokuristen hat eine automatische Löschung der Prokura zur Folge. Der Tod des Unternehmers jedoch ändert nichts an den Prokuraverhältnissen.
Ebenfalls können die notwendigen Voraussetzungen zur Prokuraerteilung wegfallen. Wird der Unternehmer beispielsweise vom Firmenbuch gelöscht, stellt dieser den Geschäftsbetrieb ein, oder erwirbt der Prokurist das Unternehmen, so erlischt auch die Prokura. Durch eine Eröffnung eines Konkursverfahrens über das Vermögen des Unternehmens beziehungsweise über das des Prokuristen, wird eine Prokura ebenfalls gelöscht.
Nicht einig ist man sich, ob eine Auflösung des Rechtsverhältnisses, welches der Prokura zugrunde liegt, etwa ein Dienstvertrag oder ein Auftrag, auch das Erlöschen der Prokura nach sich zieht. Im Gesetz ist lediglich der umgekehrte Fall beschrieben, wobei ein Widerruf der Prokura ohne Rücksicht auf das zugrundeliegende Rechtsverhältnis jawohl erfolgen kann. Die überwiegende Meinung ist Österreich ist jene, dass eine Auflösung eines Rechtverhältnisses nicht der Beendigungsgrund für eine Prokura ist.
Ebenfalls strittig ist, wie sich Umstrukturierungsmaßnahmen wie etwa Verschmelzungen, Umwandlungen, Einbringungen, oder Spaltungen auf die Prokura auswirken. Einig ist man sich lediglich darüber, dass eine bloß formwechselnde Umwandlung, wenn zum Beispiel eine Aktiengesellschaft in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, oder eine Offene Gesellschaft in eine Kommanditgesellschaft umgewandelt wird, die Prokura unberührt lässt. Bei diesen Fällen bleibt nämlich jener Unternehmer, der die Prokura erteilte, der Selbe, er ändert nur sein Erscheinungsbild. Ebenfalls bei einer Verschmelzung durch eine Aufnahme wird beinahe einstimmig die Meinung vertreten, dass die Prokura bei der aufnehmenden Gesellschaft nicht erlischt. Bei allen anderen Fällen ist die überwiegende Mehrheit der Ansicht, dass immer dann, wenn sich die Identität des Eigentümers des Unternehmens ändert, etwa auch bei einer rechtsgeschäftlichen Veräußerung des Unternehmens, ebenfalls die Prokura erlischt.
Durch das Erlöschen einer Prokura wird auch die Vertretungsmacht beendet, sodass der ehemalige Prokurist keine Handlungen mehr für und gegen den Unternehmer machen kann. Aus dem Grund, dass das Erlöschen einer Prokura eine eintragungspflichtige Tatsache ist, können sich somit dritte Personen auch nach dem Erlöschen der Prokura auf das Weiterbestehen der Vertretungsmacht verlassen, solange das Erlöschen nicht eingetragen und bekannt gemacht worden ist. Sowohl die Erteilung als auch die Erlöschung einer Prokura müssen vom Unternehmer zur Eintragung ins Firmenbuch angemeldet werden. Die Namen und Geburtsdaten der Prokuristen, als auch der Beginn und die Art ihrer Vertretungsbefugnis, also Einzelprokura oder Gesamtprokura, werden ins Hauptbuch des Firmenbuches eingetragen.
Diese Eintragung ins Firmenbuch hat nur eine deklarative Wirkung, also eine dokumentierende Wirkung. Die Rechtswirksamkeit der Erteilung der Prokura als auch das Erlöschen hängen nämlich nicht von der Eintragung im Firmenbuch ab. Der Prokurist muss bei der Eintragung eine Namensunterschrift mit einem die Prokura andeutenden Zusatz, also eine Musterunterschrift oder Musterzeichnung, zu Aufbewahrung beim Firmenbuchgericht hinterlegen.