Ein Handelsvertreter, für wen auch der Begriff Handelsagent üblich ist, ist derjenige, der von einem anderen, meist dem Unternehmer, gelegentlich auch Geschäftsherren bezeichnet, mit der Vertretung oder dem Abschluss von Geschäften in dessen Namen und für dessen Rechnung betraut ist. Ausgenommen davon sind Geschäfte über unbewegliche Sachen und die Tätigkeit muss selbständig als auch gewerbsmäßig durchgeführt werden.
Die Wesensmerkmale eines Handelsvertreters sind daher folgende:
Der Handelsvertreter ist eine selbständig tätige Person, wobei die persönliche Unabhängigkeit ein wesentliches Merkmal des Handelsvertreters ist. Der Handelsvertreter kann seine Tätigkeiten selbst organisieren und ist in Hinsicht auf Arbeitszeit, Arbeitsort und arbeitsbezogenem Verhalten nicht an die Weisungen des Unternehmers gebunden. Sehr typisch für einen selbständigen Handelsvertreter ist, dass dieser für mehrere Unternehmer zeitgleich tätig ist. Da er selbständig tätig ist, trägt er aber volles unternehmerisches Risiko für etwaigen Verlust des Einsatzes von Arbeitskraft und Geldmitteln bei Vermittlungstätigkeiten, die erfolglos bleiben. Aufgrund des unternehmerischen Risikos unterscheidet sich der selbständige Handelsvertreter von dem ein den Betrieb des Dienstgebers integrierten weisungsgebundenen und daher auch persönlich abhängigen freien Handelsvertreter, der auch angestellter Außendienstmitarbeiter genannt wird.
Auch die Arbeitsbedingungen vom angestellten Außendienstmitarbeiter werden zwar so frei wie nur möglich gestaltet, aber dieser ist, wenn auch meist von nur einem Geschäftsherren, auch bei nebenberuflicher Tätigkeit wirtschaftlich von diesem abhängig und daher in ähnlicher Weise wie ein Angestellter schutzbedürftig und auch schutzwürdig. Außerdem ist der angestellte Außendienstmitarbeiter mangels wirtschaftlicher Selbständigkeit kein Unternehmer. Für die Annahme eines arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnisses sprechen unter anderem die wirtschaftliche Unselbständigkeit, die wirtschaftliche Unterordnung, die Fremdbestimmung und die Regelmäßigkeit der Arbeitsleistung. Aus diesem Grund finden die gesetzlichen Regelungen des Handelsvertretergesetzes auf Handelsvertreter mit Rechtsverhältnissen, die einem Angestellten gleich sind, keine Anwendung.
Die ausübende Tätigkeit des Handelsvertreters muss gewerbemäßig sein. Eine Tätigkeit wird dann als eine gewerbemäßige Tätigkeit gesehen, wenn diese selbständig, regelmäßig und in der Absicht betrieben wird, einen Ertrag oder einen sonstigen wirtschaftlichen Vorteil daraus zu erzielen. Durch die selbständige, gewerbemäßige und auch wirtschaftliche Tätigkeit betreibt der Handelsvertreter in der Regel ein Unternehmen. Der Handelsvertreter ist daher auch Unternehmer im Sinne von Unternehmer kraft Betreiben eines Unternehmens.
Der Handelsvertreter ist des Weiteren für einen anderen Unternehmer tätig. Auch der Vertragspartner von einem Handelsvertreter muss daher unter allen Umständen Unternehmer im Sinne des Unternehmensgesetzbuches sein. Der andere Unternehmer kann aber ebenfalls ein Handelsvertreter sein, der eben auch Unternehmer ist. Ein Handelsvertretervertrag kann also auch zwischen zwei Handelsvertreter abgeschlossen werden, die Unternehmer sind. Aufgrund dieser Bestimmung findet das Gesetz für Handelsvertreter auch auf das Vertragsverhältnis zwischen einem Handelsvertreter und einem Untervertreter, einem sogenannten Subvertreter, Anwendung. Solche Vertragsverhältnisse gibt es in der Realität zur Genüge und man findet diese häufig in mehrstufigen Vertriebssystemen.
Der Handelsvertreter muss von diesem Unternehmer ständig mit der Aufgabe betraut sein, für ihn tätig zu werden. Es muss daher ein Vertrag, ein Handelsvertretervertrag oder Agenturvertrag vorliegen, zwischen dem Handelsvertreter und dem Unternehmer. Aufgrund des Vertrages ist der Handelsvertreter dann auf Dauer zu einer Vermittlungstätigkeit oder auch Abschlusstätigkeit verpflichtet. Dadurch, dass der Handelsvertreter mit der Vermittlung und dem Abschluss von Geschäften betraut ist, kann er sich um alle Geschäfte solcher Art kümmern, die im betreffenden Unternehmen anfallen. Ausgeschlossen vom Geschäftsabschluss mit dem Handelsvertreter sind all jene Geschäfte die sich auf unbewegliche Sachen beziehen. Ebenfalls die Vermittlung und der Abschluss von Vermittlungsverträgen fallen seit dem 01.Juli 2006 darunter, welche zuvor vom Aufgabenbereich des Handelsvertreters ausgeschlossen waren.
Der Gegenstand der Tätigkeit durch den Handelsvertreter ist die Vermittlung, welcher dann als Vermittlungsvertreter bezeichnet wird, und der Abschluss von Geschäften, welche ihn zum Abschlussvertreter machen. Viel öfter als mit dem Abschluss von Geschäften ist der Handelsvertreter in der Realität mit der Vermittlung betraut. Eine Vermittlungstätigkeit ist dann gegeben, wenn durch das Informieren, das Beraten und Bereden und dem Verhandeln mit dem Handelsvertreter, dieser Einfluss auf den Geschäftspartner dahingehend ausübt, dass er einen Vertrag mit dem Unternehmer abschließt. Das hauptsächliche Tätigkeitsfeld liegt daher in der Anbahnung und Vorbereitung von Rechtsgeschäften, die dann zwischen dem Unternehmer und der dritten Person stattfinden.
Ist der Handelsvertreter ebenfalls zum Abschluss von Geschäften im Namen und auf Rechnung des Unternehmers berechtigt, so kann dieser ein Angebot des Geschäftspartners annehmen und den Vertrag auch abschließen. Der Vertragsabschluss erfolgt daher dann im Namen und auf Rechnung des Unternehmers. Wenn ein Handelsvertreter, der nur mit der Vermittlung von Geschäften betraut wurde, ein Geschäft im Namen des Unternehmers abschließt, so gilt dies als vom Unternehmer genehmigt, wenn der Unternehmer nicht unverzüglich ab Erlangung der Kenntnis vom Geschäftsabschluss der dritten Person erklärt, dass er das Geschäft ablehnt. Zum Handelsvertreter kann jede natürliche als auch juristische Person, wie etwa eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, ernannt werden.