Die jeweiligen Rechtsrundlagen für das Eintragungsverfahren sind im Außerstreitgesetz festgelegt, und dann anzuwenden, wenn im Firmenbuchgesetz nicht eine abweichende Regelung vorliegt. Eintragungen in das Firmenbuch werden im Prinzip nur auf Anmeldung einer Person vorgenommen, jedoch kann ausnahmsweise auch von Seiten des Gerichts eine Eintragung vorgenommen werden, wie zum Beispiel eine Löschung einer unrichtigen Eintragung oder eine Eintragung einer Auflösung einer Gesellschaft aufgrund einer Ablehnung eines Konkurses mangels Vermögens.
Eine Anmeldung muss eine möglichst präzise Angabe des Inhalts der gewollten Eintragung enthalten. Im Prinzip muss eine Anmeldung schriftlich eingebracht werden, kann aber notfalls auch per Protokoll erklärt werden. Trotz alledem ist eine Anmeldung grundsätzlich persönlich einzubringen. Anmeldepflichtig sind daher Einzelunternehmer ab der Rechnungslegungspflicht, Gesellschafter einer Offenen Gesellschaft oder Kommanditgesellschaft, und vertretungsbefugte Personen einer Kapitalgesellschaft. Rechtsträger, die ihre Rechtspersönlichkeit erst mit der Eintragung im Firmenbuch bekommen, wie etwa die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die Aktiengesellschaft, die Offene Gesellschaft, oder die Kommanditgesellschaft, sind schon parteifähig während des Verfahrens über die Eintragung. Vertreten werden diese Rechtsträger durch ihre vorgesehenen Organe.
Eine Anmeldung kann aber auch durch einen Bevollmächtigten wie zum Beispiel einem Mitgesellschafter oder Anwalt geschehen. Die Unterschriften, die dafür erforderlich sind, müssen in öffentlich beglaubigter Form, wie etwa von einem Notar, eingereicht werden. Der Bevollmächtigte hat dann die beglaubigte Vollmacht vorzulegen. Änderungsanmeldungen, die die Geschäftsanschrift, den Geschäftszweig, den Aufsichtsrat, die Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die Stammeinlagen oder die darauf geleisteten Einzahlungen betreffen, dürfen nicht in beglaubigter Form vorgelegt werden.
Ein inländischer Notar darf nach österreichischem Recht im Namen dessen, der zur Anmeldung verpflichtet ist, die Eintragung beantragen, wenn die Erklärung die zur Eintragung erforderlich ist, von ihm beurkundet oder beglaubigt worden ist.
Eine Anmeldung im Firmenbuch muss beim örtlich zuständigen Firmenbuchgericht eingereicht werden. Dafür muss der zur Anmeldung Verpflichtete oder Bevollmächtigte nicht bei Gericht erscheinen, sondern die Anmeldung kann auch bei Rechtsanwälten oder Notar durchgeführt werden. In Österreich sind Rechtsanwälte und Notare verpflichtet, über die technischen Vorraussetzungen zur elektronischen Anmeldung im Firmenbuch zu verfügen. Diese müssen die Anmeldungen dann aber nur entgegennehmen und erfassen, und auf elektronischem Weg weiterleiten. Seit einer Gesetzesänderung im Jahre 2006 besteht nun auch die Möglichkeit, dass auch Urkunden und Beilagen in Firmenbuchangelegenheiten elektronisch weitergeleitet werden können.
Jener, der die elektronische Eingabe einbringt, muss sich einer sogenannten Übermittlungsstelle bedienen. Zur Zeit gibt es in Österreich sechs Übermittlungsstellen wie etwa die Telekom Austria AG oder die Jusline GmbH, welche vom Bundesministerium für Justiz auf der Webseite www.edikte.justiz.gv.at bekannt gemacht werden müssen. Die Voraussetzung für die elektronische Einbringung von Eingaben ist, dass alle Eingaben und auch alle sonstigen Beilagen der Struktur und dem Umfang nach, technisch dafür geeignet sein müssen.
Firmenbuchgerichte profitieren von der Übermittlung der Urkunden in elektronischer Form, weil sie nicht mehr von jemandem eingescannt werden müssen, um in der Datenbank gespeichert werden können. Aufgrund der Arbeitszeitersparnis verringert sich auch die Eingabegebühr um Euro 7,-, wenn die Urkunden und Beilagen elektronisch übermittelt werden. Bei den zum Teil sehr umfangreichen Jahresabschlüssen ist es sogar Vorschrift, dass diese elektronisch eingereicht werden müssen. Jedoch bestehen auch Ausnahmen für jene Kapitalgesellschaften, deren Umsatzerlöse im Geschäftsjahr Euro 700.000,- nicht überschritten haben. Diese Kapitalgesellschaften können nämlich ihre Jahresabschlüsse dann auch in Papierform beim Firmenbuchgericht einreichen.
Wenn das Gericht im Rahmen einer Prüfung feststellt, dass die Anmeldung nicht vollständig ist, oder die Eintragung behebbare Fehler enthält, so wird der Antragstelle aufgefordert, seine Anmeldung zu verbessern, welches das Verbesserungsverfahren genannt und mittels eines Verbesserungsauftrages durchgeführt wird. Bei der Prüfung wird geprüft, ob die Voraussetzungen der Eintragung im Firmenbuch in materieller und formeller Hinsicht gegeben sind. In Zweifelsfällen kann das Gericht auch die zuständigen Interessensvertreter, wie etwa die Kammern um eine Stellungnahme auffordern. Wenn die Interessensvertretung innerhalb der gerichtlichen Frist, mindestens aber vierzehn Tage, keine Stellungnahme abgibt, so vermutet das Gericht, dass die entsprechenden Voraussetzungen für die Eintragung gegeben sind.
In besonderen Fällen, wie etwa bei Fragen der Zulässigkeit werden auch Gutachten eingeholt. Bei diesen Begutachtungen hat die Wirtschaftskammer auf der Grundlage der heute gültigen Rechtslage und ihrer bisherigen Erfahrungen eigene Richtlinien für die Begutachtung von Firmenwortlauten zusammengestellt. Durch die immer freizügigere Gestaltung des Firmenrechts werden solche Gutachten immer seltener von Interessensvertretungen eingeholt.
In Form eines Beschlusses wird danach vom Gericht über die Eintragung entschieden, welcher den Wortlaut der Eintragung enthalten muss. Der Eintragungsbeschluss wird daraufhin der zuständigen gesetzlichen Interessensvertretung, dem Antragsteller, und bei Eintragungen von Genossenschaften dem gesetzlichen Revisionsverband und dem Betroffenen selbst zugestellt. Außerdem wird auch das zuständige Finanzamt für Gebühren und Verkehrssteuern zur Einnahme der steuer- und gebührenpflichtigen Vorgänge aufgefordert. In manchen Fällen wird auch die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft benachrichtigt. Schlussendlich bekommt auch die Österreichische Nationalbank eine Benachrichtigung, soweit diese die Daten für ihre gesetzlichen Aufgaben benötigt. Alle Benachrichtigungen werden, soweit es der technische Fortschritt zulässt, auf automationsunterstütztem Weg weitergeleitet.
Die Eingabegebühren für alle Firmenbucheintragungen sind im Gerichtsgebührengesetz aufgeführt und sind von der Rechtsform des Rechtsträgers sowie vom Inhalt des Eintragungsantrages abhängig. So beträgt beispielsweise die Eingabegebühr für Einzelunternehmer Euro 21,-, für Aktiengesellschaften Euro 131,-, und für Gesellschaften mit beschränkter Haftung Euro 34,-. Die Eintragungsgebühren betreffend Neueintragungen oder Änderungen der Firma, des Sitzes oder der Geschäftsanschrift betragen Euro 8,-. Wenn ein Betrieb neu gegründet wird, so entfallen unter bestimmten, im Gesetz festgelegten und dem Gericht bekannten Umständen die Gerichtsgebühren für Eintragungen.
Jede Eintragung im Firmenbuch zieht eine Wirkung nach sich. Es gibt einerseits die konstitutive Wirkung, welche rechtsbegründend ist, was heißt, dass die Eintragung ein Rechtsverhältnis oder ein Recht entstehen lässt. Beispielsweise entstehen eine Offene Gesellschaft, eine Kommanditgesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft erst mit einer Eintragung im Firmenbuch, welche Eintragung somit rechtsbegründend, also konstitutiv ist. Auch eine Kapitalerhöhung bei einer Aktiengesellschaft wird erst mit der Eintragung über die Durchführung der Erhöhung rechtswirksam.
Andererseits gibt es die deklarative Wirkung, welche rechtsbekundend ist. Das heißt Eintragungen sind nur die Bekräftigungen und Bestätigungen eines bereits bestehenden Rechts oder Rechtsverhältnisses. Die Eintragung einer Vollmacht, auch genannt Prokura, das Erlöschen einer Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder ein Gesellschafterwechsel bei Personengesellschaften sind zum Beispiel Eintragungen mit rechtsbekundender Wirkung.
In einigen wenigen Ausnahmefällen kann eine Eintragung im Firmenbuch sowohl rechtsbegründend als auch rechtsbekundend sein. Scheidet zum Beispiel ein Gesellschafter aus einer Offenen Gesellschaft aus, so hat die Eintragung des Ausscheidens eine rechtsbekundende Wirkung. Für die Verjährung der Haftung des ausscheidenden Gesellschafters gegenüber Gläubigern des Unternehmens kommt es aber nicht auf das Datum der tatsächlichen Ausscheidung aus dem Unternehmen an, sondern auf das Datum der Eintragung des Ausscheidens im Firmenbuch. In diesem Fall hat die Eintragung dann eine rechtsbegründende Wirkung.