Ein Verwaltungsorgan ist jede Person, die mit der Besorgung von Verwaltungsaufgaben betraut ist und an einer Amtshandlung mitzuwirken hat. Bei der Amtshandlung muss es sich um eine Handlung handeln, auf die das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz anzuwenden ist. Solch eine Person kann z.B. der Abteilungsleiter oder Behördenleiter sein, der einen Bescheid durch seine Unterschrift zu genehmigen hat. Auch ein Dolmetscher, ein Sachverständiger oder ein Gutachter kann ein Verwaltungsorgan sein. Bei der Befangenheit ist zwischen absolute und relative Befangenheit zu unterscheiden.
Absolute Befangenheit liegt vor, in Sachen, an denen das Verwaltungsorgan selbst, sein Ehegatte, ein Verwandter oder Verschwägerter in aufsteigender oder absteigender Linie, ein Neffe oder Nichte oder eine Person, die noch näher verwandt oder in gleichem Grade verschwägert ist, beteiligt sind. Auch in Sachen, an denen die Wahleltern oder Pflegeeltern, Wahlkinder oder Pflegekinder, deren Kinder oder Pflegebefohlenen des Verwaltungsorgans beteiligt sind, liegt eine absolute Befangenheit des Verwaltungsorgans vor. Verwaltungsorgane sind in Sachen, in denen sie als Bevollmächtigte einer Partei bestellt waren oder noch bestellt sind sowie im Berufungsverfahren, wenn sie an der Erlassung des angefochtenen Bescheids in unterer Instanz mitgewirkt haben, absolut befangen. Aber Sachverständige können an einem Verfahren sowohl in der unteren Instanz als auch in der Oberinstanz mitwirken, weil sie auf die Entscheidungsfindung der Behörde keinen Einfluss haben.
Relative Befangenheit wiederum ist gegeben bei Vorliegen wichtiger Gründe, die geeignet sind, die volle Unbefangenheit des Verwaltungsorgans in Zweifel zu ziehen. Beispiele für relative Befangenheit wären z.B. Geschäftsbeziehungen, persönliche Freundschaften oder Feindschaften sowie Konkurrenz des Verwaltungsorgans zur Person, über deren Angelegenheit das Verwaltungsorgan zu entscheiden hat.
Bei Vorliegen sowohl einer absoluten als auch einer relativen Befangenheit hat das Verwaltungsorgan sich der betreffenden Amtshandlung zu enthalten. In solch einem Fall muss veranlasst werden, dass ein Vertreten anstelle des befangenen Organs tätig wird. Eine Ausnahme besteht bei Handlungen, die wegen Gefahr in Verzug unaufschiebbar sind und eine Vertretung nicht rechtzeitig bewirkt werden kann. Bei Gefahr in Verzug hat somit das befangene Organ die unaufschiebbaren Amtshandlungen selbst vorzunehmen, wenn die Vertretung durch ein anderes Verwaltungsorgan nicht rechtzeitig erfolgen kann. Es ist zu beachten, dass das Verwaltungsorgan sich selbst der Amtshandlung zu enthalten hat, da Parteien nicht berechtigt sind, ein Amtsorgan wegen Befangenheit abzulehnen; eine Ausnahme besteht für nicht-amtliche Sachverständige und Dolmetscher, denn diese können von der Partei abgelehnt werden.
Sollte jedoch ein befangenes Verwaltungsorgan Amtshandlungen gesetzt haben, sind diese Handlungen nicht nichtig. Das Handeln des befangenen Organs stellt jedoch ein Verfahrensmangel dar und zieht disziplinäre Folgen nach sich, der wiederum von der Partei im Berufungsverfahren geltend gemacht werden kann.