Eingangs muss erwähnt werden, dass ein behördlicher Akt erst dann Rechte und Pflichten begründen kann, wenn die von dem behördlichen Akt betroffene Person die Möglichkeit hatte, von seinem Inhalt Kenntnis zu erlangen. Wenn die Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmen, sind Schriftstücke durch Organe der Post bzw. durch Organe der Behörden oder durch Organe der Gemeinden zuzustellen. Es muss beachtet werden, dass eine Zustellung durch Organe der Gemeinden nur dann zulässig ist, wenn dies zweckmäßig sowie einfach und rasch ist. In der Regel werden Schriftstücke jedoch fast ausschließlich durch Organe der Post zugestellt.
In diesem Zusammenhang muss auch die Abgabestelle berücksichtigt werden. Denn die Abgabestelle ist der Ort, an dem die Sendung dem Empfänger zugestellt werden darf. Als Abgabestelle kommt etwa die Wohnung oder ein sonstiger Unterkunft, die Betriebsstätte, der Sitz, der Geschäftsraum bzw. die Kanzlei oder der Arbeitsplatz des Empfängers in Betracht. Als Empfänger wird jene Person bezeichnet, der das Schriftstück zukommen soll. Außerdem hat die absendende Behörde auf der Sendung und auf dem Rückschein zu bestimmen, an welcher dieser Abgabestellen das Schriftstück zugestellt werden soll. Wenn mehrere Abgabestellen bestehen, bleibt die Auswahl der Abgabestelle wiederum der Behörde überlassen. Zudem muss beachtet werden, dass berufsmäßige Parteienvertreter jedoch nur in deren Kanzlei zuzustellen ist.
Es ist erwähnenswert, dass außerhalb der Abgabestelle nur dann rechtswirksam zugestellt werden kann, wenn die Annahme der Sendung nicht verweigert wird oder wenn der Empfänger gar keine inländische Abgabestelle hat. Sollte eine Zustellung jedoch rechtswidrig nicht an der Abgabestelle vorgenommen worden sein, kann dieser Zustellmangel jedoch unter bestimmten Umständen geheilt werden.
Wenn eine Partei während eines ihr mitgeteilten Verfahrens ihre bisherige Abgabestelle ändert, hat sie die Behörde darüber zu informieren. Sollte diese Mitteilung unterlassen werden, ist die Zustellung durch Hinterlegung ohne vorausgehenden Zustellversuch vorzunehmen, sofern die Verfahrensvorschriften nichts anderes bestimmen. Dies darf jedoch nur dann erfolgen, wenn eine Abgabestelle nicht ohne Schwierigkeiten festgestellt werden kann, wie beispielsweise etwa durch Meldeauskunft. Für den Fall, dass sich der Empfänger nicht regelmäßig an der Abgabestelle aufhält, ist die Sendung wiederum an einer anderen inländischen Abgabestelle nachzusenden, wenn sie durch Organe der Post zugestellt werden soll und nach den für die Beförderung von Postsendungen geltenden Vorschriften die Nachsendung vorgesehen ist. Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn ein Nachsendeauftrag an die Post erteilt worden ist.
Sollte sich der Empfänger nicht regelmäßig an der Abgabestelle aufhalten, ist die Sendung auch dann an eine andere inländische Abgabestelle nachzusenden, wenn sie durch Organe der Behörde oder einer Gemeinde zugestellt werden soll sowie wenn die neue Abgabestelle ohne Schwierigkeiten festgestellt werden kann und im örtlichen Wirkungsbereich der Behörde oder der Gemeinde liegt. In bestimmten Fällen kann die Zustellbehörde jedoch durch einen auf der Sendung angebrachten Vermerk die Nachsendung ausschließen.
Es ist erwähnenswert, dass Parteien und Beteiligte eine natürliche oder juristische Person bzw. Personengesellschaften des Handelsrechts oder eingetragene Erwerbsgesellschaften zur Empfangnahme von Schriftstücken gegenüber der Behörde durch eine Zustellvollmacht bevollmächtigen können. Diese Personen werden als Zustellungsbevollmächtigte bezeichnet. Bei natürlichen Personen ist die Voraussetzung für die Erteilung einer Zustellungsvollmacht, dass sie im Inland einen Hauptwohnsitz haben. Voraussetzung für die Erteilung einer Zustellvollmacht ist bei juristischen Personen bzw. bei Personengesellschaften des Handelsrechts oder bei eingetragenen Erwerbsgesellschaften ein Vertreter mit Hauptwohnsitz im Inland, der zur Entgegennahme von Schriftstücken befugt ist. Wenn ein Zustellungsbevollmächtigter bestellt wurde, müssen die Schriftstücke sodann dem Zustellungsbevollmächtigten als Empfänger zugestellt werden und nicht dem Vollmachtgeber. Sollte jedoch irrtümlich dem Vollmachtgeber, wie beispielsweise der Partei, und nicht dem Zustellungsbevollmächtigten, wie beispielsweise etwa dem Rechtsanwalt, zugestellt worden sein, lässt sich dieser Zustellmangel dennoch dadurch heilen, indem das Schriftstück dem Zustellungsbevollmächtigten tatsächlich zukommt. In solch einem Fall gilt das Schriftstück mit dem Zeitpunkt des tatsächlichen Zukommens als zugestellt.
Wenn mehrere Personen einen gemeinsamen Zustellungsbevollmächtigten haben, ist mit der Zustellung einer einzigen Ausfertigung des Schriftstückes an den Zustellungsbevollmächtigten die Zustellung an alle diese Personen bewirkt. Sollte ein Anbringen von mehreren Personen gemeinsam eingebracht worden sein, gilt die an erster Stelle genannte Person als gemeinsamer Zustellungsbevollmächtigter, wenn kein anderer Zustellungsbevollmächtigter genannt ist. Sollte aber eine Person mehrere Zustellungsbevollmächtigte haben, ist die Zustellung wiederum dann bewirkt, wenn sie auch nur an einen von ihnen vorgenommen worden ist.
In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass behördliche Schriftstücke auch ohne einen Zustellnachweis zugestellt werden können, wenn kein wichtiger Grund für eine Zustellung mit Zustellnachweis vorliegt. Auch die Zustellung gegen Zustellnachweis muss berücksichtigt werden. Hierbei ist das Schriftstück dem Empfänger an der Abgabestelle zuzustellen, wobei sich die Abgabestelle und der Empfänger sich aus der Anschrift auf dem Schriftstück ergibt, die von der Behörde angegeben ist.
Es gibt auch besondere Zustellungsarten, und zwar die Zustellung durch öffentliche Bekanntmachung sowie die unmittelbare Ausfolgung bei der Behörde und die Hinterlegung ohne Zustellversuch. Es ist erwähnenswert, dass Zustellungen an Personen, deren Abgabestelle unbekannt ist, oder an eine Mehrheit von Personen, die der Behörde unbekannt sind, durch Anschlag an der Amtstafel, dass ein zuzustellendes Schriftstück bei der Behörde liegt, vorgenommen werden können. Solch eine Zustellungsart darf aber dann nicht gewählt werden, wenn es sich um ein Strafverfahren handelt bzw. wenn ein Zustellbevollmächtigter bestellt ist oder wenn wegen Nichtmeldung der Änderung der Abgabestelle durch Hinterlegung zuzustellen ist. Außerdem gilt die Zustellung dann als bewirkt, wenn zwei Wochen seit dem Anschlag an der Amtstafel der Behörde vergangen sind.
Es muss beachtet werden, dass ein bereits versandbereites Schriftstück dem Empfänger unmittelbar bei der Behörde gegen eine schriftliche Übernahmsbestätigung ausgefolgt werden kann. Die Behörde kann ausnahmsweise auch eine Sendung ohne vorhergehenden Zustellversuch hinterlegen, beispielsweise etwa wenn der Aufforderung zur Namhaftmachung eines Zustellungsbevollmächtigten nicht fristgerecht nachgekommen wird. In solch einen Fall ist die Sendung sofort beim Postamt bzw. beim Gemeindeamt oder bei der Behörde selbst zur Abholung bereit zu halten. Außerdem gilt die hinterlegte Sendung mit dem Tag der Hinterlegung als zugestellt.