Eingangs muss erwähnt werden, dass die Verwaltung ein arbeitender Staat ist und die Staatsgewalt gegenüber dem einzelnen Bürger verkörpert, während das Volk als die Summe der Bürger Träger jener Staatsgewalt sein soll. Daher ist die Verwaltung für den Bürger eingerichtet. Außerdem sind die Beziehungen bzw. wechselseitigen Kontakte der Verwaltung zu den Bürgern grundsätzlich auf einzelne bestimmte Anlässe beschränkt und sind deswegen sowohl zeitlich als auch sachlich begrenzt, wie beispielsweise etwa Gewerbeanmeldung bei der Bezirksverwaltungsbehörde bzw. Anzeige und Strafverfügung einer Bundespolizeidirektion wegen Übertretung der Straßenverkehrsordnung. Es muss beachtet werden, dass auch wenn ein längeres Verwaltungsverfahren geführt wird und dadurch ein intensiveres Bürger-Verwaltung-Kontakt entsteht, sich jedoch nicht die Verwaltung, sondern eine bestimmte Verwaltungseinheit, also Verwaltungsbedienstete, mit dem Verwaltungsklienten befasst und dass der Fall einen Verwaltungsvorgang bildet, der von der Verwaltung routinemäßig abgewickelt wird. Außerdem bleibt die Bedeutung der Verwaltungsbeziehung im Lebensbereich und für die Lebensgestaltung des Bürgers, wie beispielsweise etwa für den Berufsantritt bzw. für den Bau eines Eigenheimes, im Verwaltungsgeschehen unbedacht bleibt.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass die Beziehungen zwischen Bürger und Verwaltung allein deswegen fremdartig sind, weil das jeweilige Verhalten von verschiedenen Rollen geprägt ist, jedoch auch, weil die Funktionsbedingungen einer Verwaltungsorganisation für den Durchschnittsbürger unverständlich sind. Dies beginnt damit, dass die Entscheidungsprozeduren innerhalb einer Verwaltungseinheit unbekannt sind und die Verwaltungsarbeit als solche nicht begriffen wird. Dennoch gibt es Machtbeziehungen und Herrschaftsbeziehungen zwischen Verwaltung und Bürger. Denn die Verwaltung tritt nämlich gegenüber dem Bürger als Träger von Herrschaftsbefugnissen in Erscheinung und übt Macht aus. Diese Macht wird deutlich bei der Handhabung unmittelbarer verwaltungsbehördlicher Befehlsgewalt und Zwangsgewalt, also bei Verhaftungen oder Beschlagnahmen. Es ist ebenso erwähnenswert, dass die Beziehungen zwischen Bürger und Verwaltung im Wesentlichen im Austausch von Informationen im weitesten Sinn bestehen. Außerdem fehlt es der Verwaltung unter Umständen an zureichenden Informationen über die besondere Lebenssituation ihres Klienten, das heißt also an Informationen zum konkreten Fall.
In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass der konkrete Ablauf einer Bürger-Verwaltung-Beziehung von den Einstellungen geprägt wird, mit denen Bürger und Verwaltung einander gegenübertreten. Die Einstellung des Bürgers zur Verwaltung ist unterschiedlich; üblicherweise erwartet sich der Bürger soziale Betreuung sowie die Verfügbarkeit des Staates gegenüber den eigenen Bedürfnissen und Wünschen. Der Bürger sieht Staat und Verwaltung grundsätzlich als ein Mittel zur Befriedigung seiner individuellen Bedürfnisse. Auf der anderen Seite werden aber die Ausweitung des Staatseinflusses, die zunehmenden Maßnahmen und die Gesetzesflut sowie die Zunahme bürokratischer Verhaltensformen eher negativ betrachtet. Bürger haben den Wunsch vermehrt an Verwaltungsvorgängen beteiligt zu sein. Aus einer Einbindung des Bürgers in bestimmte Verwaltungsvorgänge erwartet man sich mehr Verständnis für Verwaltungsentscheidungen sowie den Abbau von Machtbeziehungen und Herrschaftsbeziehungen der Verwaltung, eine Verbesserung des Informationsniveaus sowie die Reduzierung wechselseitiger negativer Einstellungen und eine Vermehrung des Konfliktlösungspotenzials. Die Verwaltung reagiert jedoch nicht positiv auf Partizipationsversuche, weil sie der Meinung ist, dass Bürger, die an die Verwaltung herantreten, unzulänglich informiert sind und ihr persönliches Interesse oder Gruppeninteressen entgegen dem Allgemeinwohl durchsetzen wollen.
Es gibt auch Sonderformen einer Beteiligung des Bürgers an Verwaltungsentscheidungen, wie insbesondere etwa der Parteistellung im Verwaltungsverfahren oder auch die Gemeindevolksabstimmung sowie der Volksbefragung, weiters das gemeindevolksbegehren und der Bürgerversammlung. Auch Bürgerinitiative müssen berücksichtigt werden. Diese reichen von Kleingruppen bis zu vereinsmäßig organisierten Verbänden, die tausende von Betroffenen und Interessierten zusammenschließen. Dennoch hat die Verwaltung gewisse Einwände gegen Bürgerinitiativen. Diese Einwände beziehen sich vor allem auf die zeitliche Verzögerung der Verwaltungsarbeit bzw. Planungsarbeit, die die Auseinandersetzung mit Bürgerinitiativen mit sich bringt sowie auch auf die schwierige Konsensfindung mit Bürgerinitiativen, weil diese in ihren Zielvorstellungen und in ihrer personellen Zusammensetzung starken Schwankungen unterliegen und nur momentane Interessen zum Ausdruck bringen. Auch Bürgerberatungsstellen sind wesentlich. Denn die Aufgabe der Bürgerberatungsstellen ist es, dem Bürger bei seinen Kontakten mit der Verwaltung zu helfen sowie ihn zu beraten und eine unbürokratische Abwicklung des Verwaltungskontaktes zu ermöglichen.