Eingangs muss erwähnt werden, dass es einige wichtige Instrumente des New Public Management gibt. Diese sind die Dezentralisierung, Leistungsverträge, Controlling, Rechnungswesen, Kostenrechnung und Leistungsrechnung, Management der finanziellen Ressourcen, Kontrolle und Evaluierung sowie Human Resource Management.
Es muss beachtet werden, dass die Dezentralisierung darauf abzielt, den Organisationseinheiten ein größtmögliches Maß an Autonomie zur Durchführung der Aufgaben zu ermöglichen und auch gleichzeitig die volle Verantwortung für die Realisierung und für die Umsetzung der politischen Ziele zu übertragen. Unter Dezentralisierung versteht man die Zuordnung von Entscheidungskompetenzen über Strategien sowie Prioritäten und Ressourcenallokationen, auf jene organisatorische Ebene, die am besten in der Lage ist, wirtschaftliche und zweckmäßige Entscheidungen zu treffen. Daher bedeutet Dezentralisierung eine Neuverteilung bzw. Umverteilung von Funktionen und Aufgaben von der Zentralstelle auf andere Einheiten. Besonders wichtig ist hierbei die Herstellung eines Zusammenhanges zwischen Kosten und Wirksamkeit von Entscheidungen.
Für eine Dezentralisierung gibt es einige Gründe, wie beispielsweise etwa unter anderem die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Dienstleistungsqualität und der Entscheidungsprozesse oder die höhere Flexibilität, die es den Organisationseinheiten erlaubt, besser und flexibler auf Umweltänderungen und auf neue Anforderungen zu reagieren. Es ist ebenso erwähnenswert, dass die Dezentralisierung einige Folgen nach sich zieht. Eine Folge bzw. Auswirkung der Dezentralisierung ist die Änderung der Rollen, die die Zentralstellen und die autonomen Organisationseinheiten spielen. Außerdem beeinflussen die durch die Dezentralisierung bedingten Rollenveränderungen den Inhalt und die Formen der Zusammenarbeit und erfordern ein neues Verhältnis der gegenseitigen Erwartungen sowie der Verteilung der strategischen und operativen Kompetenzen und Verantwortungen.
Im österreichischen System geben beispielsweise etwa auf Bundesebene die Bundesminister sowohl die politischen Ziele vor und sind gleichzeitig auch für deren Umsetzung rechtlich und politisch verantwortlich. Die Übertragung von Kompetenzen an Bedienstete bedeutet jedoch nicht deren eigenverantwortliche Zuständigkeit, da der Weisungszusammenhang nämlich bis zum obersten Organ hinaufreicht. Aus diesem Grund müssen für eine Dezentralisierung und für eine Erhöhung der Autonomie neue Rechtsgrundlagen geschaffen werden.
Es muss beachtet werden, dass die Dezentralisierung einige Vorteile mit sich bringt. Denn dadurch steigen die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie Reaktionsfähigkeit in Bezug auf die spezifischen Anforderungen an die jeweilige Verwaltung und auch die Motivation zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und der Zweckmäßigkeit.
In diesem Zusammenhang müssen auch Leistungsverträge beachtet werden. Diese werden auch als Zielvereinbarungen und Leistungsvereinbarungen bezeichnet. Es ist erwähnenswert, dass Leistungsverträge als Grundlage zur Steuerung von Verwaltungen eingesetzt werden. Deren Inhalten werden nämlich in Dokumenten formuliert und in verschiedener Weise veröffentlicht. Außerdem formalisieren diese Verträge die Rollen und Beziehungen zwischen der Leitung der dezentralisierten Organisationseinheit und dem zuständigen Ministerium. Außerdem werden in diesen Verträgen Zusammenhänge zwischen Ressourcen und Ergebnissen hergestellt, wobei auch angemessene Berichtspflichten und Evaluierungskriterien festgelegt werden. Es muss beachtet werden, dass Leistungsverträge durch Verhandlungen zwischen der Verwaltungsspitze und der Zentralstelle abgeschlossen werden.
Auch Controlling zählt zu den Themen des New Public Management. Hierbei geht es um die Konzeption von Steuerungsinformationen sowie Regelungsinformationen und Leitungsinformationen zur Entscheidungsvorbereitung und Entscheidungsunterstützung in Bezug auf Wirtschaftlichkeit sowie Zweckmäßigkeit und den Finanzmittelbedarf für die Leistungserstellung. Unter Controlling ist das systematische Planen sowie Steuern und Lenken auf der Grundlage von quantitativen Daten und qualitativen Indikatoren zu verstehen. Controlling ist somit eine Form der Führungsunterstützung, die durch die Bereitstellung von Informationen und Methoden die Steuerung von Wirtschaftlichkeit sowie Zweckmäßigkeit und Finanzierbarkeit der Leistungserstellung ermöglichen soll.
Außerdem soll durch Controlling sichergestellt werden, dass die Entscheidungsträger sowohl auf der politischen Ebene als auch auf Verwaltungsebene gewisse Antworten auf Fragen erhalten sowie bei der Umsetzung informationsmäßig unterstützt werden und dass eine nachträgliche Kontrolle der Leistungen sowie der hierfür verwendeten Ressourcen ermöglicht wird. Es muss beachtet werden, dass durch Controlling die Ziele, Maßnahmen sowie Ergebnisse und Evaluierung in einen systematischen Zusammenhang gebracht werden.
Das Rechnungswesen wird auch als Haushaltsrechnung bezeichnet und stellt für die Leistungserstellung und deren Steuerung ein unabdingbares Informationssystem dar. Außerdem liefert das Rechnungswesen zielorientierte Informationen zur mengenmäßigen und wertmäßigen Abbildung, Planung sowie Steuerung und Kontrolle aller gütermäßigen und geldmäßigen Prozesse. Die Ziele der Rechungswesens bzw. der Haushaltsrechnung sind insbesondere die Erfassung und der Nachweis der Einnahmen und Ausgaben, die Erfassung und der Nachweis der Veränderung von Vermögen und Schulden sowie die Erfassung und der Nachweis der Vorberechtigungen und Vorbelastungen, weiters auch der Nachweis des Unterschiedes zwischen Einnahmen und Ausgaben; also die Beurteilung, ob die Wirtschaftsführung mit einem Überschuss oder mit einem Abgang abgeschlossen wird.
Außerdem liefert das Rechnungswesen gewisse Informationen über den Stand des Vollzuges des Haushaltsplanes und über die ordnungsgemäße Verwendung der Haushaltsmittel. Es muss beachtet werden, dass das Rechnungswesen verschiedene Rechenmodelle umfasst, die in unterschiedlicher Weise die Liquidität sowie den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit abbilden, und zwar die Bilanz, die Finanzrechnung sowie die Erfolgsrechnung und die Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Die Bilanz liefert nämlich globale Salven von Vermögen und Kapital und gibt sodann Auskunft über die Liquidität, also über die Fähigkeit den kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen jederzeit nachkommen zu können. Die Finanzrechnung wiederum gibt Aufschluss über die Zusammensetzung der Salden, also Einzahlungen und Ausgaben. Außerdem ist die Finanzrechnung eine Grundlage für die Steuerung der Liquidität. Hierbei werden Herkunft und Verwendung der Gelder genau abgebildet. Es ist erwähnenswert, dass die Erfolgsrechnung eine detaillierte Abbildung des Erfolgszieles erlaubt. Mit Erfolg sind der finanzbuchhalterischer Erfolg und der betriebsbuchhalterischer Erfolg gemeint. Der finanzbuchhalterischer Erfolg ist die Differenz zwischen Erträgen und Aufwendungen, während der betriebsbuchhalterischer Erfolg die Differenz zwischen Erlösen aus Leistungen und den Kosten darstellt. Beim betriebsbuchhalterischen Erfolg spricht man auch von positivem Betriebsergebnis oder von negativem Betriebsergebnis.
Die Wirtschaftlichkeitsrechnung bezieht sich wiederum in erster Linie auf die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung. Hierfür wird die Kostenrechnung und Leistungsrechnung herangezogen. Unter Kosten ist der Werteinsatz zur Leistungserstellung zu verstehen. Denn für diese Leistungserstellung werden bestimmte Ressourcen eingesetzt, wie etwa Personal, Investitionen, Betriebsmittel bzw. Kapital oder Dienstleistungen andere. Mit diesen Ressourcen werden wiederum verschiedene Leistungen erstellt, wie etwa Dienstleistungen bzw. Sachleistungen oder Nominalleistungen also Geldausgaben. Es ist erwähnenswert, dass mit Hilfe der Kostenrechnung und Leistungsrechnung die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung gesteuert werden kann.
Ein weiterer Bereich des New Public Management ist das Management der finanziellen Ressourcen. Hierbei sind einige Begriffe, wie Budgetierung, Globalbudget sowie Programmbudget und Rückführung von Produktivitätszuwächsen bzw. Einsparungen, zu berücksichtigen. Bezüglich Budgetierung muss beachtet werden, dass der Haushalt die Grundlage des Handelns von Politik und Verwaltung ist. Außerdem stellt das bestehende Haushaltswesen die Nachprüfbarkeit der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns und nicht die Leistung in den Vordergrund; dennoch fehlen wichtige steuerungsrelevante Informationen über die Wirtschaftlichkeit und über die Wirksamkeit des Verwaltungshandelns. Es muss beachtet werden, dass es ein zentrales Anliegen der Budgetierung ist, die finanziellen Ressourcen mit Aufgaben sowie Zielen und Ergebnissen zu verknüpfen. Dies wird als aufgabenorientierte Budgetierung bzw. outputorientierte Budgetierung bezeichnet. Eine Anforderung hierbei ist jedoch, dass die finanziellen Ressourcenforderungen mit den durchzuführenden Aufgaben bzw. mit den vereinbarten Zielen konsistent sein müssen.
Auch das Globalbudget muss beachtet werden, da das herkömmliche Budget für eine leistungsorientierte Steuerung der Verwaltung nicht geeignet ist. Das herkömmliche Budget bewirkt nämlich eine überdetaillierte Ressourcensteuerung ohne direkten Bezug zu Leistungen und Wirkungen. Außerdem müssen die Verwaltungseinheiten die Ressourcen wirtschaftlich sowie zweckmäßig verwenden und die Leistungen erstellen. Somit werden dann politische Ziele, also Leistungskomponente, mit den für deren Realisierung erforderlichen Ressourcen, also finanzielle Komponente, zu Globalbudgets verknüpft. Damit das Konzept des Globalbudgets funktionieren kann, sind eine begleitende Erfolgskontrolle und die Einführung von Controlling notwendig. Es ist ebenso erwähnenswert, dass das Globalbudget ein Konzept ist, bei dem verschiedene Budgetkomponenten den Organisationseinheiten als ein einziges Paket zugewiesen werden. Damit soll nämlich die interne Zweckmäßigkeit der Verteilung erhöht werden, wobei die Gesamtzuweisung jedoch nicht überschritten werden darf. Hierbei muss beachtet werden, dass üblicherweise Personalausgaben und verschiedene Komponenten der Verwaltungsaufgaben wie etwa laufende Aufwendungen globalisiert werden.
Außerdem beruht das Prinzip der Globalisierung auf der Annahme, dass die dezentralen Organisationseinheiten besser in der Lage sind als die Zentralstelle, ihre eigenen Anforderungen und Prioritäten festzulegen. Denn dadurch wird nämlich sowohl die Autonomie als auch die Verantwortung der Verwaltungsleitung für die Einhaltung der Budgetrahmen erhöht. Es muss beachtet werden, dass die Konzepte darauf abzielen, die Gesamtkosten zu reduzieren sowie Effizienzsteigerungen sichtbar zu machen und die Kosteninformation über Aktivitäten und Abteilungen bzw. Stellen zu verbessern.
Dennoch führt die Globalisierung zur Veränderung der Rollenverteilung zwischen den Institutionen. Dadurch werden nämlich die detaillierten Entscheidungen im Tagesgeschäft aus den Ministerien ausgegliedert und ermöglichen somit den dezentralen Einheiten freiere Entscheidungen ohne Rücksprache. Wesentliche Merkmale des Globalbudgets sind unter anderem etwa die Übertragungsmöglichkeiten bzw. Vertretungsmöglichkeiten zwischen einzelnen Budgetelementen sowie die Flexibilität der Finanzeirung von Programmen, weiters auch dass Einsparungen bzw. Einnahmen aus dem Verkauf von Gütern und Dienstleistungen zwischen dreißig Prozent und fünfzig Prozent zur Eigenverwendung in den Organisationseinheiten verbleiben.
Auch das Programmbudget ist wichtig, weil eine wichtige Komponente der Budgetierungskonzepte das System der Vorausschätzungen von Programmausgaben sowie auch von Projekten ist, die sich auf mehrere Jahre beziehen. Damit werden nämlich das Ausmaß und die Zusammensetzung der Minimalbudgets, das für zukünftige Jahre zu genehmigen ist, beschrieben, die wiederum für die Weiterführung bestehender Programme notwendig sind. Außerdem stellen die Vorausschätzungen einen wichtigen Punkt für Budgetentscheidungen dar und werden mit den geplanten Zielen der Programme verknüpft.
Jedoch hängen die Sicherstellung der Durchführung solcher mehrjähriger Programme und deren Übernahme in den laufenden jährlichen Haushalt von der Budgetentwicklung ab. Auch die Rückführung von Produktivitätszuwächsen bzw. Einsparungen zielt auf Leistungsorientierung von Leitung und Mitarbeitern. Hierbei werden die Modalitäten der Verteilung von Gewinnen bzw. Überschüsse durch Wirtschaftlichkeitssteigerungen bzw. durch Einsparungen zwischen den dezentralen Organisationseinheiten und dem Ministerium verhandelt. Die wesentlichen Bereiche hierbei sind die Festlegung von Indikatoren für Leistungssteigerungen in Abhängigkeit von den vereinbarten Zielen bzw. die Identifizierung der Bereiche der Produktivitätssteigerung sowie die Festlegung der Anreize und die Festlegung eines Verteilungsschlüssels der Produktivitätszuwächse, über die in Abstimmung mit dem Finanzministerium entschieden wird.
Bezüglich Kontrolle und Evaluierung muss beachtet werden, dass die Grundfunktion der Evaluierung darin besteht, einen Beitrag zu kosteneffektiver Leistung zu erbringen. In diesem Zusammenhang muss auch das Human Resource Management beachtet werden, das auch als Personalmanagement bezeichnet wird. Die Schwerpunkte liegen hierbei in Bereichen wie interpersonale Kompetenz, Führungsfähigkeit, Leistungsbeurteilung, leistungsbezogene Entlohnung, individuelle Arbeitsverträge, Delegation, Management by Objectives sowie Personalentwicklung und Karriereplanung.