Eingangs muss erwähnt werden, dass das Verfahren zur Sachwalterbestellung in der Regel von Amts wegen eingeleitet wird. In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass Angehörige von Menschen mit geistiger Behinderung bzw. mit psychischer Erkrankung, Betreuer, Spitäler oder Behörden die Sachwalterschaft schriftlich oder mündlich beim Bezirksgericht als Pflegschaftsgericht, in dessen Sprengel die betroffene Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat, anregen können. Somit muss berücksichtigt werden, dass die soeben genannten Personen zwar die Sachwalterschaft anregen können, aber sie haben nicht die Möglichkeit einen Antrag auf Einleitung des Verfahrens zu stellen.
Für die Verfahrenseinleitung zur Sachwalterbestellung reicht die bloße Behauptung, dass die betreffende Person einen Sachwalter nötig hat nicht aus. Denn es ist vielmehr notwendig, dass die Anhaltspunkte für die Sachwalterbestellung begründet sind, wie etwa das Vorliegen einer psychischen Krankheit oder einer geistigen Behinderung sowie die sich daraus ergebende Notwendigkeit der Sachwalterbestellung zum Schutz der betreffenden Person. Daher muss immer berücksichtigt werden, dass kein Verfahren zur Sachwalterbestellung eingeleitet werden kann, wenn diese Anhaltspunkte fehlen. Außerdem hat der Richter die betroffene Person zuvor persönlich anzuhören, bevor er die Entscheidung fällt, dass die betreffende Person aufgrund seines Zustandes einen Sachwalter benötigt und dass dieser zur Verfügung zu stellen ist. Damit der Richter die geistige Behinderung oder die psychische Beeinträchtigung der betroffenen Person beurteilen kann, muss ein Sachverständiger bestellt werden. Das Gutachten des Sachverständigen ist sodann Entscheidungshilfe dafür, welche Angelegenheiten die betroffene Person weiterhin selbst regeln kann und für welche Angelegenheiten sie einen Sachwalter benötigt. Es ist ebenso erwähnenswert, dass bei der Bestellung des Sachwalters immer auf die persönlichen Bedürfnisse der betreffenden Person geachtet werden muss.
Außerdem kann die betroffene Person für das Verfahren zur Sachwalterbestellung selbst eine Vertretung bestellen, wie etwa einen Angehörigen oder einen Rechtsanwalt bzw. einen Notar, die sodann im Verfahren die Rechte der betreffenden Person wahrzunehmen hat. Sollte die betroffene Person jedoch keine Vertretung haben, muss ihr ein Verfahrenssachwalter oder ein einstweiliger Sachwalter zur Verfahrensvertretung beigestellt werden. Falls es jedoch erforderlich ist, dass die betroffene Person bereits während des Verfahrens zur Sachwalterbestellung über einen Sachwalter verfügt, kann der Richter auch einen einstweiligen Sachwalter zur Erledigung dringender Angelegenheiten bestellen. Dieser einstweilige Sachwalter übernimmt sodann bereits vor der endgültigen Sachwalterbestellung die Vertretung der betroffenen Person für dringend anstehende Aufgaben, wie beispielsweise etwa bei einer Liegenschaftsversteigerung.
Falls die Möglichkeit besteht, sollte eine Person zum Sachwalter bestellt werden, die der geistig behinderten bzw. psychisch kranken Person nahesteht, wie beispielsweise etwa Eltern, Ehepartner oder Kinder der betreffenden Person. Ansonsten besteht weiters noch die Möglichkeit angestellte Personen des Sachwaltervereines bzw. der Vereinssachwalterschaft oder andere geeignete Personen zum Sachwalter zu bestellen. Unter eine Vereinssachwalterschaft ist ein Sachwalterverein zu verstehen, der geistig behinderte Menschen bzw. psychisch kranke Menschen eine bei ihm angestellten Person als Sachwalter für deren Betreuung zur Verfügung stellt. Wenn jedoch rechtliche Kenntnisse notwendig sein sollten, ist aber eine rechtskundige Person zum Sachwalter zu bestellen, wie beispielsweise etwa ein Rechtsanwalt oder ein Notar.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass bei der mündlichen Verhandlung zur Sachwalterbestellung neben dem Verfahrensbeistand der betroffenen Person und neben dem Sachverständigen auch nahestehende Personen, wie etwa Angehörige oder etwa Betreuer, angehört werden können. Am Ende der Verhandlung wird sodann ein Bestellungsbeschluss ausgestellt, wobei dieser einige Punkte zu enthalten hat, wie etwa die konkrete Sachwalterbestellung, die Bezeichnung der Person des Sachwalters, die Aufgabenbereiche des Sachwalters, das Ausmaß in welchem sich die betroffene Person im Rahmen ihres Vermögens oder Einkommens verpflichten kann sowie der Ausspruch, wenn die betroffene Person nur mehr mündliche Testamente vor einem Notar oder bei Gericht errichten kann und der Ausspruch über die Kosten. Dieser Bestellungsbeschluss muss der betroffenen Person persönlich zugestellt werden und ihr muss der Inhalt dieses Beschlusses, soweit es möglich ist, durch den Richter oder durch den Sachwalter mündlich erklärt werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass als Honorar des psychiatrischen Sachverständigen ungefähre Kosten in der Höhe zwischen Euro 150,- und Euro 500,- entstehen. Außerdem entscheidet das Gericht im Rahmen der Sachwalterbestellung, ob die betroffene Person finanziell in der Lage ist, die Kosten für das psychiatrische Gutachten zu ersetzen. Es ist ebenso erwähnenswert, dass für das Gerichtsverfahren zur Sachwalterbestellung selbst keine Kosten entstehen.
Zudem muss beachtet werden, dass die Bestellung des Sachwalters die Geschäftsfähigkeit der besachwalteten Person beschränkt. Aus diesem Grund kann die besachwaltete Person nämlich innerhalb des Wirkungsbereiches des Sachwalters, ohne Zustimmung des Sachwalters, weder rechtsgeschäftlich verfügen noch sich selbst verpflichten, wie beispielsweise etwa durch den Abschluss eines Kaufvertrages. Sollte die besachwaltete Person ein Geschäft abgeschlossen haben, wodurch sie Verpflichtungen eingeht, ist dazu die Zustimmung des Sachwalters nötig, damit dieses Geschäft überhaupt Gültigkeit erlangen kann. In diesem Zusammenhang muss auch beachtet werden, dass die Sachwalterschaft entweder durch den Tod der betroffenen Person oder wenn die betroffene Person keine Unterstützung mehr braucht, endet. Wenn die betroffene Person keine Unterstützung mehr braucht, kann die Sachwalterschaft entweder auf Antrag der betroffenen Person selbst oder auf Antrag des Sachwalters bzw. von Amts wegen endet. Zudem prüft das Gericht sowieso von Amts wegen regelmäßig, ob die Sachwalterschaft überhaupt weiterhin erforderlich ist.
Wenn der Sachwalter jedoch stirbt, führt dies wiederum nicht zur Beendigung der Sachwalterschaft. Denn in solch einen Fall wird vom zuständigen Bezirksgericht einen geeigneten Nachfolger bestimmt, wobei die Erben des verstorbenen Sachwalters verpflichtet sind, alle notwendigen Unterlagen zur Sachwalterschaft zur Verfügung zu stellen. Außerdem muss der neue Sachwalter sodann zu Beginn seiner Sachwaltertätigkeit einen Übernahmebericht an das Gericht übermitteln.