Eingangs muss erwähnt werden, dass man unter Vorsteuern die Umsatzsteuerbeträge versteht, die von einem anderen Unternehmer in einer gesonderten Rechnung ausgewiesen werden. Beispiel: der Teppicheinzelhändler Herr Bauer kann sich die zwanzig Prozent Umsatzsteuer von den Euro 600,-, die ihm Herr Bayer in Rechnung gestellt hat, vom Finanzamt als Vorsteuer zurückholen. Als erster Schritt ermittelt der Unternehmer seine gesamte Umsatzsteuer wegen seiner Lieferungen und Leistungen, die er innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, üblicherweise ein Kalendermonat, an seinen Kunden erbracht hat. Sodann werden von dieser Summe die innerhalb dieses Zeitraumes angefallenen Vorsteuern abgezogen. Daraus kann sich sodann entweder eine Umsatzsteuerzahllast bei Überwiegen der Umsatzsteuer oder ein Guthaben bei einem Vorsteuerüberschuss ergeben.
Es ist somit erwähnenswert, dass die Vorsteuer als Summe für die Umsatzsteuervoranmeldung gebildet wird und von der Umsatzsteuer wiederum abgezogen wird. Sodann ist die Differenz die sich daraus ergibt jener Betrag, der an das Finanzamt für den entsprechenden Monat bezahlt werden muss, es sei denn natürlich es kommt ein Guthaben heraus.
Außerdem muss es für den Vorsteuerabzug eine Rechnung geben, die bestimmte Kriterien zu erfüllen hat. Diese Rechnung muss nämlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, die Menge und die Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der Dienstleistung, der Tag der Lieferung oder der Dienstleistung sowie das Entgelt als Nettobetrag und der angewendete Umsatzsteuersatz in Prozent oder für den Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diesen Umsatzsteuerbetrag enthalten.
Aus dem Gesagten kann somit entnommen werden, dass alle Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sind, sofern sie nicht unecht steuerbefreit sind. Für diese vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer bedeutet dies nämlich, dass der Umsatzsteuerbetrag, der auf die Rechnung der erhaltenen Dienstleistungen bzw. Produkte angeführte ist, abgezogen werden kann. In diesem Zusammenhang muss ebenso berücksichtigt werden, dass alle Unternehmer, deren Jahresumsatz jedoch Euro 30.000,- nicht übersteigt als Kleinunternehmer bezeichnet werden und somit auch nicht verpflichtet sind eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, da sie von der Umsatzsteuer befreit sind, es sei denn sie entschließen sich zur Umsatzsteuerpflicht. Unternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, können jedoch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Zudem müssen einige Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beachtet werden, denn die Lieferungen oder Leistungen, die der Rechnung zugrunde liegen, müssen im Inland für das Unternehmen ausgeführt worden sein. Das liegt dann vor, wenn es zu einer mindestens zehnprozentigen unternehmerischen Nutzung kommt, wobei für eine eventuelle private Verwendung im entsprechenden Ausmaß ein steuerpflichtiger Eigenverbrauch anfällt. Zudem wird vorausgesetzt, dass die Lieferung oder die sonstige Leistung bereits ausgeführt worden sein muss. Weiters müssen die Rechnung gelegt worden sein und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Als weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug wird weiters verlangt, dass die bezogenen Lieferungen und Leistungen zur Ausführung steuerpflichtiger Umsätze oder echt steuerbefreiter Umsätze verwendet werden müssen, wie beispielsweise etwa für grenzüberschreitende Güterbeförderungen.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass unabhängig von der Rechnungsausstellung bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen auch Vorsteuern im Zusammenhang mit Einfuhren aus Drittländern, also Einfuhrumsatzsteuer, sowie im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Erwerben, also Erwerbsteuer, oder beim Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger geltend gemacht werden können.