Eingangs muss erwähnt werden, dass man als Unternehmer auf jeden Fall verpflichtet ist Bücher und Aufzeichnungen zu führen, wofür die erzielten Umsätze und vor allem der Gewinn herangezogen werden. Für die Ermittlung der Daten ist der Unternehmer selbst verantwortlich, von denen das Finanzamt sodann die Steuern bemisst. In diesem Zusammenhang muss somit ebenso auf das betriebliche Rechnungswesen eingegangen werden, da die Buchführung zum betrieblichen Rechnungswesen gehört und auch ein Instrument der Gewinnermittlung darstellt. Bei der Gewinnermittlung kommt es in erster Linie auf den erzielten Gewinn an.
Außerdem muss beachtet werden, dass es drei verschiedene Möglichkeiten bzw. Arten der Gewinnermittlung gibt, um dem zuständigen Finanzamt die Berechnungsgrundladen für die Steuerbemessung zu liefern. Diese sind die Buchhaltung bzw. Bilanzierung, was als Betriebsvermögensvergleich betrachtet werden kann, die vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie die Pauschalierung. Die Pauschalierung stellt ebenfalls eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dar, wobei jedoch Betriebsausgaben teilweise oder ganz pauschal abgezogen werden können. Hierbei muss ebenso berücksichtigt werden, dass die Eintragung im Firmenbuch für die Art der Gewinnermittlung unbeachtlich ist. Außerdem dient das Führen von Büchern und Aufzeichnungen nicht nur der Gewinnermittlung durch den Unternehmer, sondern auch für Kontrollzwecke des Finanzamtes, weshalb jeder Unternehmer die zu seinem Rechnungswesen gehörenden Unterlagen aufzubewahren hat.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass diese Aufbewahrungspflicht sieben Jahre beträgt und für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen gilt, wie etwa unter anderen Belege, Konten, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie Geschäftspapiere. Man muss berücksichtigen, dass der Fristenlauf der Aufbewahrungspflicht mit Ende des Kalenderjahres beginnt, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Beispiel für Aufbewahrungspflicht: Eine Eingangsrechnung, die mit 04. Jänner 2010 datiert ist, muss bis zum 31. Dezember 2017 aufbewahrt werden, weshalb man erst am 01. Jänner 2018 die das Jahr 2010 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden darf. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Aufbewahrungszeiten auch zwölf Jahre oder sogar dreiundzwanzig Jahre betragen können, wie beispielsweise etwa bei Unterlagen und Aufzeichnungen, die Grundstücke betreffen.
Auch die Buchführungspflicht und die Buchführungsgrenzen müssen Berücksichtigung finden, denn neu gegründete Einzelunternehmen und Personengesellschaften, außer der GmbH & Co KG, sind im ersten Wirtschaftsjahr noch nicht buchführungspflichtig. In diesem Fall kann jedoch der Gewinn, ebenso wie bei Einmannbetrieben mit geringem Umsatz, freiwillig durch Buchführung ermittelt werden, auch wenn keine Buchführungspflicht besteht. Zudem muss beachtet werden, dass für freie Berufe, wie beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler und Schriftsteller, keine Buchführungspflicht vorgesehen ist. Aber es steht Freiberufler wie auch alle anderen Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, selbstverständlich zu freiwillig Bücher zu führen.
Zudem sind jede Unternehmen rechnungslegungspflichtig bzw. buchführungspflichtig, deren Umsatz-Schwellenwert zweimal hintereinander überschritten worden sind. Der Umsatz-Schwellenwert beträgt Euro 700.000,-. Falls dies der Fall ist, tritt sodann nämlich nach Ablauf eines Pufferjahres die Rechnungslegungspflicht mit dem übernächsten Jahr ein. Beispiel: die Umsätze für 2010 und für 2011 betragen jeweils Euro 760.000,-, daher tritt die Rechnungslegungspflicht ab 2013 ein. Wenn aber der qualifizierte Umsatz-Schwellenwert überschritten wird, tritt die Rechnungslegungspflicht bereits beim einmaligen Überschreiten und zwar ohne Pufferjahr ein, also bereits ab dem nächstfolgendem Geschäftsjahr. Der qualifizierte Umsatz-Schwellenwert beträgt Euro 1.000.000,-. Beispiel: der Umsatz für 2010 beträgt Euro 1.060.000,-, daher tritt die Rechnungslegungspflicht ohne Pufferjahr bereits ab dem Folgejahr ein, also ab 2011.
Außerdem muss beachtet werden, dass auch der Entfall einer bestehenden Rechnungslegungspflicht bzw. Buchführungspflicht grundsätzlich ebenfalls ein zweimaliges Unterschreiten des Umsatz-Schwellenwertes erfordert und tritt jedoch ohne Pufferjahr bereits ab dem darauffolgenden Jahr ein. Beispiel: wenn der Umsatz-Schwellenwert in den Jahren 2010 und 2011 unterschritten wird, entfällt somit die Rechnungslegungspflicht bzw. Buchführungspflicht somit bereits ab 2012.
Bei der Gründung eines Betriebes muss somit immer überlegt werden, welche Gewinnermittlung überhaupt anzuwenden ist. In diesem Zusammenhang muss berücksichtigt werden, dass für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, außer für die GmbH & Co KG, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwendbar ist. Hierbei ist eine Pauschalierung auf jeden Fall dann möglich, wenn die Umsätze des Gründungsjahres Euro 220.000,- nicht übersteigen. Aber bei diesen Betrieben kann jedoch auch eine freiwillige Buchführung gewählt werden. Bei der Übernahme eines bereits bestehenden rechnungslegungspflichtigen Betriebes ergibt sich die Gewinnermittlungsart auf der Weise, dass auch der Übernehmende den Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln muss.
Sollte ein nicht rechnungslegungspflichtiger Betrieb übernommen werden, kann der Übernehmende die Gewinnermittlung frei wählen; er kann also den Gewinn entweder durch die freiwillige Buchführung, durch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder durch die Pauschalierung ermitteln. Wenn aber ein Betrieb durch eine Erbschaft übernommen wird, setzt eine Pauschalierung jedoch voraus, dass der Rechtsvorgänger im letzten vollen Kalenderjahr den jeweils maßgebenden Umsatz nicht überschritten hat. Den maßgebenden Umsatz für eine Basispauschalierung beträgt Euro 220.000,-.