Eingangs muss erwähnt werden, dass die kaufmännische Buchführung auch als doppelte Buchführung bezeichnet wird. Die doppelte Buchführung wird in einigen Fällen auch mit Doppik abgekürzt und stellt eine systematische Art der Buchführung dar. Außerdem ist die kaufmännische Buchführung bzw. die doppelte Buchführung eine Gewinnermittlungsart. In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass es drei verschiedene Arten der Gewinnermittlung gibt. Diese sind die Buchhaltung bzw. die Bilanzierung, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Pauschalierung.
Die Buchhaltung bzw. Bilanzierung stellt ein Betriebsvermögensvergleich dar. Zu beachten ist hierbei, dass die doppelte Buchführung heutzutage nicht mehr händisch, sondern über Computer abgewickelt wird. Außerdem werden nur noch in einigen wenigen Fällen etwa Eintragungen in Karteikarten vorgenommen. Es muss ebenso berücksichtigt werden, dass die doppelte Buchhaltung einige wesentliche Kennzeichen hat. Denn bei der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsfall im Grundbuch, also im Journal, und im Hauptbuch auf den Sachkonten erfasst sowie auf dem Konto einmal im Soll und einmal im Haben gebucht. Diese Verbuchung im Soll und im Haben wird als Soll-Haben-Gleichheit bezeichnet. Hierbei ist zu beachten, dass die Geschäftsfälle im Grundbuch in zeitlicher, also in chronologischer, Reihenfolge erfasst werden, wobei die Geschäftsfälle im Hauptbuch hingegen nach inhaltsgleicher, also systematischer, Ordnung erfasst werden.
Das zweite Kennzeichen der doppelten Buchhaltung besteht in der zweifachen Gewinnermittlung, denn ersten wird der Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich und zweitens im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Hierbei muss beachtet werden, dass der Betriebsvermögensvergleich als indirekte Erfolgsermittlung bezeichnet wird, bei dem das Reinvermögen, das ist das Vermögen abzüglich der Schulden, am Ende des Jahres mit dem Reinvermögen am Ende des vorangegangenen Jahres unter Berücksichtigung der Privateinlagen und der Privatentnahmen verglichen wird. Die Gewinn- und Verlustrechnung wiederum wird als direkte Erfolgsermittlung bezeichnet, bei dem die Erträge und die Aufwendungen gegenübergestellt werden.
Außerdem gehört zum Wesen der doppelten Buchführung, dass Hilfsbücher und Nebenbücher geführt werden, wie beispielsweise Kundenkartei und Lieferantenkartei sowie Kassabuch. Weiters werden Beständen, Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst und bewertet sowie Aufwendungen und Erträgen periodengerecht berücksichtigt, wobei Ausgaben und Einnahmen in jenem Jahr wirksam werden zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Somit muss ebenso berücksichtigt werden, dass bei der Bilanz der doppelten Buchführung eine Gegenüberstellung von Vermögen und Eigenkapital bzw. Fremdkapital erfolgt. Vermögen ist alles, was der Unternehmer tatsächlich an Geld und Gütern besitzt, wie etwa Gebäude, Bankguthaben und Kassaguthaben, Lieferforderungen, Grund und Boden sowie Einrichtung. Als Schulden wiederum kann alles betrachtet werden, was der Unternehmer in naher Zukunft oder in ferner Zukunft zurückzuzahlen hat, wie etwa Darlehen, Eigenkapital oder Lieferverbindlichkeiten. Außerdem gibt es bei der doppelten Buchführung immer eine Buchung im Soll und eine Buchung im Haben, wobei es immer eine Summengleichheit von Aktiva und Passiva geben muss. In diesem Zusammenhang müssen auch die einzelnen Konten beachtet werden, wie etwa Bestandskonten, Erfolgskonten und Privatkonto.
Bestandskonten sind alle Konten, auf denen die Vermögensteile, die Schulden und das Eigenkapital verbucht werden. Hierbei werden die Vermögensteile auf aktiven Bestandskonten und die Schulden sowie das Eigenkapital auf passive Bestandskonten erfasst. Auf Erfolgskonten werden Ausgaben für laufende Geschäfte des Unternehmens, also Aufwände, und Einnahmen aus laufenden Geschäften des Unternehmens, also Erlöse bzw. Erträge, verbucht. Hierbei werden die Aufwände im Soll der Aufwandskonten und die Erträge bzw. Erlöse im Haben der Ertragskonten verbucht. Es muss aber beachtet werden, dass das Gegenkonto immer ein aktives oder passives Bestandskonto ist, wobei jedoch eine Saldierung von Erträgen und Aufwänden nicht erfolgen darf. Am Jahresende hat sodann eine Erfolgsermittlung zu erfolgen, wobei alle Aufwandskonten und Ertragskonten mit dem Kapitalkonto aufgerechnet werden.
Die Erträge und Aufwände werden jedoch zuvor auf einem eigenen Konto, das sich Gewinn- und Verlustkonto nennt, zusammengefasst. Auf Privatkonten wiederum werden die Privatentnahmen und die Privateinlagen erfasst, wobei diese Privatkonten am Jahresende wiederum gegen das Eigenkapitalkonto abgeschlossen werden. Unter Privatentnahmen sind alle Entnahmen für den privaten Bereich zu verstehen. Das sind also alle Entnahmen, die nicht durch den Geschäftsverlauf veranlasst sind, wie beispielsweise Bargeldentnahmen oder Warenentnahmen. Außerdem stellen alle Privatentnahmen eine Minderung des Eigenkapitals dar. Privateinlagen wiederum sind alle Einlagen aus dem privaten Bereich des Unternehmers in das Vermögen des Betriebes. Daher stellen alle Einlagen eine Erhöhung des Eigenkapitals dar.
In diesem Zusammenhang müssen auch der Eigenverbrauch und die Nutzungseinlage berücksichtigt werden. Der Eigenverbrauch ist eine Form der Privatentnahme. Unter Eigenverbrauch werden alle Entnahmen bzw. Warenentnahmen des Unternehmers verstanden, die er zunächst mit der Absicht eingekauft hat sie weiterzuverkaufen, aber sodann schließlich beschließt diese für seine privaten Zwecke zu verwenden. Die Nutzungseinlage stellt wiederum das Gegenteil von Eigenverbrauch dar, denn bei der Nutzungseinlage nutzt der Unternehmer eine private Anschaffung auch für betriebliche Zwecke. Hierbei darf der Unternehmer jedoch diese Nutzungseinlage als Aufwand im Betrieb geltend machen, wie beispielsweise etwa die private Waschmaschine für Betriebswäsche.