Es gibt verschiedene Personenstandsbücher. Es gibt welche für die Geburt, für die Eheschließung, für eingetragene Partnerschaften und für den Tod. Jeder Personenstandsfall ist in die Personenstandsbücher einzutragen. Das heißt jede Eheschließung, jede Geburt und auch der Tod eines Menschen sind einzutragen. Die Personenstandsbücher liegen bei den Gemeinden auf. Die Gemeinden sind für die ordnungsgemäße Führung der Bücher verantwortlich. Für die Anzeige des Todes können je nach Lebensumständen verschiedene Personen zuständig sein: die Leiter der Krankenanstalt, in der die Person gestorben ist, die Ehegatten, die Familienangehörigen, die letzten Unterkunftgeber, der Arzt, der die Totenbeschau vorgenommen hat, die Sicherheitsbehörden oder sonstige Zeugen.
In das Sterberegister sind folgende Daten einzutragen: Vor- und Nachname der Person, das Geschlecht, der letzte Wohnort, der Tag und der Ort der Geburt, das Religionsbekenntnis und der Zeitpunkt des Todes. Ebenso ist zu dokumentieren das Gericht und der Tag und das Aktenzeichen der Entscheidung.
Zur Einsicht in das Sterberegister sind nur Personen berechtigt, die einen gewissen Bezug zum Verstorbenen haben. Das können Personen sein, deren Personenstand durch die Eintragung berührt wird. Zum Beispiel die Ehefrau wird nach dem Personenstandsgesetz zur Witwe. Personen, die ein rechtliches Interesse glaubhaft machen sind zur Einsichtnahme in das Sterberegister berechtigt. Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts sind im Rahmen ihres Aufgabenbereiches zur Einsichtnahme berechtigt.
Es gibt besondere Bestimmungen für Menschen, die verschollen sind. Diese können unter den gesetzlichen Voraussetzungen für Tod erklärt werden. Das ist dann gegeben, wenn die Rückkehr der Person sehr unwahrscheinlich ist. Das Gesetz bestimmt, dass eine Todeserklärung nach dem Ablauf von zehn Jahren vom Erhalt der letzten Nachricht an gerechnet, zulässig ist. Vor dem möglichen fünfundzwanzigsten Lebensjahr eines Verschollenen, darf dieser nicht für Tod erklärt werden.