Es ist erwähnenswert, dass das Handelsregister auch als Firmenbuch bezeichnet wird. Außerdem ist das Handelsregister ein öffentliches Verzeichnis, das von den Gerichten geführt wird und alle Tatsachen sowie Rechtsverhältnisse von Unternehmen und anderen Institutionen enthält, die für den Handelsverkehr wichtig und rechtserheblich sind. Zudem wirkt jede Eintragung zumindest rechtsbekundend. Vereinfacht ausgedrückt bezeichnet das Handelsregister ein öffentliches Verzeichnis, das Eintragungen über die angemeldeten Kaufleute in einem bestimmten geografischen Raum führt.
In diesem Zusammenhang muss beachtet werden, dass das Firmenbuch beim örtlich zuständigen Landesgericht, aber in Wien jedoch beim Handelsgericht, geführt wird. Das Firmenbuch besteht aus dem Hauptbuch und der Urkundensammlung. Dabei wird das Hauptbuch digital geführt und enthält alle wesentlichen Daten, die die Unternehmen betreffen. Die Urkundensammlung wiederum ist ein Akt über die Unternehmen, welcher unter anderen Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterlister und Geschäftsführerliste, Musterunterschriften, Bankbestätigungen und Gesellschafterbeschlüsse enthält.
Nach der Firmenbucheintragung erhält jeder eingetragene Rechtsträger eine für das gesamte Bundesgebiet vorgegebene Firmenbuchnummer. Daher ist diese Firmenbuchnummer österreichweit zur eindeutigen Kennzeichnung eines Rechtsträgers geeignet. Zudem bleibt die Firmenbuchnummer auch nach der Löschung des Rechtsträgers bestehen und es können somit auch historische Firmenbuchabfragen eingeholt werden. Außerdem soll das Handelsregister eine Publikationsfunktion, eine Beweisfunktion sowie eine Kontrollfunktion und eine Schutzfunktion erfüllen. Es gibt Rechtsträger, die in das Firmenbuch eingetragen werden müssen, wie etwa Einzelunternehmen, offene Gesellschaften, Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Erwerbsgenossenschaften und Wirtschaftsgenossenschaften, Versicherungsvereine, Sparkassen, Privatstiftungen, Europäische Gesellschaften, Europäische Genossenschaften sowie Europäische Wirtschaftliche Interessensvereinigungen.
Üblicherweise enthält das Handelsregister unter anderem Informationen über die Firma, den Sitz der Firma, die Niederlassung und Zweigniederlassungen, den Gegenstand des Unternehmens, die vertretungsberechtigten Personen, der Tag des Abschluss des Gesellschaftsvertrages, die Stammeinlagen und die darauf geleisteten Einzahlungen sowie die Rechtsform des Unternehmens und das Grundkapital oder Stammkapital. Es ist ebenso erwähnenswert, dass das Firmenbuch über das European Business Register mit anderen europäischen Handelsregistern verknüpft ist, wodurch sie somit auch grenzübergreifend einsehbar ist.
Solange eine Tatsache, die in das Handelsregister einzutragen ist noch nicht eingetragen ist und auch noch nicht bekannt gemacht ist, wie etwa die Erteilung der Prokura, kann sie von dem, in dessen Angelegenheiten sie einzutragen war nicht einer anderen Person entgegengesetzt werden. Es ist ebenso erwähnenswert, dass wenn eine Person die Antragstellung unterlässt, obwohl sie zur Eintragung einer Tatsache im Firmenbuch verpflichtet wäre, kann sie dazu gezwungen werden, wobei auch Zwangsstrafen bis zu Euro 3.600,- gegen sie verhängt werden können. Wenn die Zwangsstrafe nicht innerhalb von zwei Monaten beglichen werden sollte, wird eine weitere Zwangsstrafe von Euro 3.600,- verhängt.
Wenn aber die Tatsache eingetragen und bekannt gemacht worden ist, wie etwa das Erlöschen der Prokura, muss eine andere Person sie auch gegen sich gelten lassen, sofern sie nicht innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Bekanntmachung der vorgenommenen Rechtshandlungen beweist, dass sie diese nicht kannte und auch nicht kennen musste. Wurde eine einzutragende Tatsache unrichtig bekannt gemacht, darf sich die Person, in dessen Angelegenheiten die Tatsache einzutragen war, dem gegenüber auf die bekannt gemachte Tatsache berufen, wenn sie die Unrichtigkeit nicht kannte.
Üblicherweise fängt das Eintragungsverfahren im Handelsregister mit einer Anmeldung in öffentlich beglaubigter Form seitens des Anmeldepflichtigen an. Nach der Überprüfung erlässt der Registerrichter, also gewöhnlicherweise der Rechtspfleger, eine Verfügung. Sollte der Registerrichter in der Verfügung die Eintragung in das Handelsregister ablehnen, ist dagegen Beschwerde möglich. Zu beachten ist ebenso, dass das Gericht die Eintragungen in das Handelsregister durch den Bundesanzeiger und zusätzlich mindestens durch ein anders Blatt bekannt zu machen hat.
Üblicherweise werden Firmenbucheintragungen in Österreich ebenso im Amtsblatt zur Wiener Zeitung veröffentlicht. Außerdem kann jede Person in das Handelsregister und in die zum Handelsregister eingereichten Schriftstücke Einsicht nehmen, wobei grundsätzlich auch eine Abschrift gefordert werden kann. Es ist ebenso erwähnenswert, dass eine Datenabfrage aller in Österreich gespeicherten Rechtsträger bei jedem Firmenbuchgericht, bei Notaren, bei Anwälten und bei Wirtschaftstreuhändern möglich ist. Wenn eine Person Kopien bzw. Auszüge verlangen sollte, hat sie die dafür entstehenden Kosten selber zu tragen.