Eine Zustellung ist sehr wichtig, weil ein behördlicher Akt erst dann Rechte und Pflichten begründen kann, wenn die vom Akt betroffene Person Kenntnis vom Akteninhalt erlangt hat. Durch das Zustellgesetz wurden bezüglich des Themas Zustellung für alle Gerichte und Verwaltungsbehörden gleiche Vorschriften geschaffen. Das Zustellgesetz regelt die Zustellung von gerichtlichen und behördlichen Schriftstücke, die in Vollziehung der Gesetze im Inland zuzustellen sind. Wenn wichtige Gründe vorliegen, sind schriftliche Ausfertigungen mit Zustellnachweis zuzustellen. Liegen jedoch besonders wichtige Gründe vor oder wurde dies gesetzlich vorgesehen, hat die Zustellung zu eigenen Handen des Empfängers zu erfolgen, also per RSa-Brief.
Für Ladungsbescheide, in denen Zwangsmittel angedroht werden, ist z.B. eine Zustellung zu eigenen Handen vorgesehen. Unter einer Zustellung zu eigenen Handen ist die persönliche Übernahme des Schriftstückes durch den Empfänger zu verstehen. Bei der Zustellung behördlicher Schriftstücke, ist es wichtig das Zustelldatum sicherzustellen und auch dass das Schriftstück den Eigentümer erreicht hat. Wenn das Schriftstück beim zuständigen Postamt hinterlegt wurde, weil der Empfänger nicht an der Abgabestelle anzutreffen war und wenn er das Schriftstück nicht behebt, gilt das Schriftstück als zugestellt. Von der Hinterlegung ist der Empfänger jedoch schriftlich zu informieren und er muss innerhalb von zwei Wochen die Sendung beim zuständigen Postamt abholen. Als Abgabestelle ist der Ort zu verstehen, an dem die Sendung dem Empfänger zugestellt werden darf, wie z.B. Wohnung, sonstige Unterkunft, Arbeitsplatz, Kanzlei, Ort der Amtshandlung.
Es ist sehr wichtig die Änderung der Abgabestelle während des Verfahrens, der Behörde mitzuteilen. Eine Zustellung außerhalb der Abgabestelle ist nur möglich, wenn der Empfänger die Annahme der Sendung nicht verweigert. Sendungen, die nicht eigenhändig und ohne Zustellnachweis zugestellt wurden, kann ein Ersatzempfänger für die betreffende Person annehmen. Dies nennt man Ersatzzustellung (RSb-Brief). Voraussetzung für eine Ersatzzustellung ist, dass sich der tatsächliche Empfänger regelmäßig an der Abgabestelle aufhält. Als Ersatzempfänger kommt jede erwachsene Person in Betracht, die an derselben Abgabestelle wie der Empfänger wohnt bzw. Arbeitnehmer oder Arbeitgeber des Empfängers ist und zur Annahme bereit ist. Ein Ersatzempfänger, der im gemeinsamen Haushalt mit dem Empfänger lebt, ist zur Annahme der Sendung verpflichtet. Eine Ersatzzustellung ist nicht bewirkt, wenn der Empfänger wegen Abwesenheit von der Abgabestelle nicht rechtzeitig vom Zustellvorgang Kenntnis erlangen konnte. In solch einem Fall wird aber die Zustellung am nächsten Tag der Rückkehr des Empfängers an die Abgabestelle wirksam.
Die Mitteilung von Erledigungen ist auch telefonisch, fernschriftlich, durch Fax sowie in jeder technisch möglichen Weise zulässig. Wenn eine elektronische Zustellung erlaubt ist, kann der Empfänger aufgefordert werden, sich die Erledigung an einer von der Behörde betriebenen technischen Einrichtung abzuholen (elektronische Bereithaltung). Wenn Vorschriften nichts anderes bestimmen, sind Schriftstücke durch Zustellorgane, wie z.B. durch Organe der Post, durch Organe der Behörden oder durch Organe der Gemeinden, zuzustellen. Eine Zustellung durch Gemeindeorgane erfolgt jedoch nur dann, wenn dies zweckmäßig erscheint. Üblicherweise werden Schriftstücke durch Postorgane zugestellt.
Wenn bei der Zustellung Fehler unterlaufen, liegt ein Zustellmangel vor. Dieser Zustellmangel gilt dann als geheilt, wenn das Schriftstück dem von der Behörde angegebenen Empfänger tatsächlich zugekommen ist. Eine Datenübermittlung in Wege der Datenübertragung gilt als zugestellt, wenn sie in den elektronischen Verfügungsbereich des Empfängers gelangt ist (z.B. Email). Zu beachten ist, dass jede Partei und jeder Beteiligte, natürliche Personen oder juristische Personen eine Zustellungsvollmacht erteilen kann. Die Zustellungsvollmacht bewirkt, dass die bevollmächtigte Person Schriftstücke der Partei bzw. des Beteiligten entgegennehmen darf, der die Vollmacht erteilt hat.
Voraussetzung für die Erteilung einer Zustellungsvollmacht ist, dass die natürliche Person ein Hauptwohnsitz im Inland hat bzw. dass die juristische Person ein zur Entgegennahme von Schriftstücken befugter Vertreter mit Hauptwohnsitz im Inland hat. In solch einem Fall gilt das Schriftstück erst dann als zugestellt, wenn es dem Zustellungsbevollmächtigten zugekommen ist und nicht der Partei bzw. dem Beteiligten. Wird irrtümlich an den Vollmachtgeber zugestellt anstatt an dem Zustellungsbevollmächtigten (z.B. Anwalt, Notar), heilt dieser Zustellmangel, sobald das Schriftstück dem Zustellungsbevollmächtigten tatsächlich zukommt und gilt erst ab diesem Zeitpunkt als zugestellt.