Eingangs muss beachtet werden, dass es der Behörde obliegt zu bestimmen, wie das Ermittlungsverfahren durchgeführt werden soll. Es muss beachtet werden, dass es verschiedene Verfahrensweisen gibt. Denn einige Verfahren können als reine Aktenverfahren ohne mündlichen Kontakt zwischen Behörde und Partei durchgeführt werden, während es in anderen Verfahren zu mündlichen Kontakten der Behörde mit den Parteien in Form der Vernehmung, also zu einer Besprechung zwischen dem behördlichen Organ und den einzelnen Personen, kommt. Zu einem mündlichen Kontakt kann es auch noch mit anderen Personen kommen, wie beispielsweise etwa mit Zeugen oder Sachverständigen.
Es muss beachtet werden, dass auch im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens eine Verhandlung durchgeführt werden kann. Unter Verhandlung ist eine Zusammenkunft zwischen der Behörde und allen Personen zu verstehen, die mit der Sache im Zusammenhang stehen, aber auch mit solchen Personen, die als Beweismittel in Betracht kommen. Außerdem besteht der Sinn einer Verhandlung darin, durch Rede und Gegenrede die Standpunkte und Interessen aller Parteien zu besprechen sowie Zeugen und Sachverständige dazu zu hören, um auf diese Weise nämlich den für die Entscheidung maßgebenden Sachverhalt zu ermitteln. Zudem soll die Verhandlung auch dazu dienen, einen Ausgleich zwischen gegensätzlichen Interessen von Parteien sowie auch zwischen Parteiinteressen und öffentlichen Interessen zu suchen. Es muss beachtet werden, dass es im Ermessen der Behörde steht, nach Zweckmäßigkeit entweder von Amts wegen oder auf Antrag eine mündliche Verhandlung durchzuführen.
In diesem Zusammenhang muss ebenso beachtet werden, dass es der Behörde obliegt, nach Zweckmäßigkeit den Ort einer mündlichen Verhandlung festzulegen. Wenn bei der Verhandlung ein Augenschein vorzunehmen ist, sollte die Verhandlung möglichst an Ort und Stelle abgehalten werden, ansonsten am Sitz der Behörde oder an dem Ort, der nach der Sachlage am zweckmäßigsten erscheint. Bei der Wahl des Verhandlungsortes muss die Behörde ebenso darauf achten, dass dieser für körperbehinderte Beteiligte gefahrlos und wenn möglich auch ohne fremde Hilfe zugänglich ist. Außerdem ist eine Verhandlung so anzuberaumen, dass die Teilnehmer rechtzeitig und vorbereitet erscheinen können. Wenn dies nicht von der Behörde eingehalten wird, liegt ein Verfahrensmangel vor und die Parteien können diesen Mangel sodann spätestens in der Verhandlung selbst oder durch einen Antrag auf Vertagung geltend machen.
Es ist erwähnenswert, dass Unterlagen für die Verhandlung, wie beispielsweise etwa Pläne einer zu errichtenden Anlage, zur Einsicht aufzulegen sind, wenn dies zur Information von Beteiligten notwendig ist. Diese Auflage wird entweder bei der Behörde selbst oder bei einem in Betracht kommenden Gemeindeamt zu erfolgen haben. Wenn Unterlagen aufgelegt werden, ist in der Ladung oder in der Kundmachung mit der die Verhandlung anberaumt wird, sogleich anzugeben, zu welcher Zeit und an welchem Ort eine Einsichtnahme möglich ist.
In diesem Zusammenhang muss auch berücksichtigt werden, wer überhaupt an einer Verhandlung teilnehmen darf. Es ist erwähnenswert, dass es im Verfahren vor den traditionellen Verwaltungsbehörden nur die Parteienöffentlichkeit gibt, aber nicht auch die Öffentlichkeit für die Allgemeinheit. Aus diesem Grund sind nur Parteien sowie sonstige Beteiligte des Verfahrens, deren gesetzliche oder bevollmächtige Vertreter bzw. Rechtsbeistände berechtigt an der Verhandlung teilzunehmen. Es ist erwähnenswert, dass Zeugen und Sachverständige wiederum nur dann zur Teilnahme an der Verhandlung berechtigt sind, soweit ihre Anwesenheit notwendig ist. Parteiöffentlichkeit bedeutet aber auch, dass an einer Verhandlung fast jede Person teilnehmen kann, die ein Beteiligter auch dabeihaben möchte. Der Beteiligte kann nämlich jede eigenberechtigte Person mit seiner Vertretung beauftragen oder zum Rechtsbeistand bestellen, außer natürlich Winkelschreiber.
In diesem Zusammenhang muss auch berücksichtigt werden, dass von der Behörde alle bekannten Beteiligten sowie die erforderlichen Zeugen und Sachverständigen der Verhandlung zuzuziehen sind. Außerdem sind bekannte Beteiligte von der mündlichen Verhandlung persönlich zu verständigen und somit zur Verhandlung zu laden. Unter bekannte Beteiligte sind jene Beteiligten zu verstehen, die der Behörde tatsächlich bekannt sind und jene Beteiligte, die ihr bei Anwendung der pflichtgemäßen Sorgfalt bekannt sein müssen. Daraus kann entnommen werden, dass bekannte Beteiligte jede Person ist, die in der betreffenden Sache eine Tätigkeit der Behörde in Anspruch nimmt oder auf die sich die Tätigkeit der Behörde bezieht.
Wesentlich ist auch die Form der Verhandlung. Die Anberaumung einer Verhandlung hat nämlich durch persönliche Verständigung der bekannten Beteiligten zu erfolgen. Das bedeutet, dass bekannte Beteiligte zu laden sind, und zwar durch Zustellung der Ladung zu eigenen Handen. Sollten auch noch andere Personen als Beteiligte in Betracht kommen, muss die Verhandlung darüber hinaus durch Anschlag in der Gemeinde oder durch Verlautbarung in der Zeitung kundgemacht werden, die für amtliche Kundmachungen der Behörde bestimmt ist. Es ist ebenso erwähnenswert, dass Einwendungen frühestens ab der Anberaumung einer Verhandlung erhoben werden können.
Wenn eine mündliche Verhandlung durch Anschlag oder durch Verlautbarung kundgemacht wurde, können Einwendungen bei der Behörde somit nur bis zum Tag, der dem Verhandlungstag vorangeht, schriftlich oder mündlich bzw. während der Verhandlung mündlich erhoben werden. Hierbei ist zu beachten, dass später erhobene Einwendungen nicht mehr zu berücksichtigen sind. Außerdem verliert eine Person ihre Stellung als Partei, wenn sie nicht spätestens am Tag vor der Verhandlung bei der Behörde oder während der Verhandlung Einwendungen erhebt. Dies trifft jedoch nur dann zu, wenn bei der Anberaumung der mündlichen Verhandlung gewisse Formvorschriften eingehalten wurden Das bedeutet also, dass die Anberaumung der Verhandlung durch Anschlag in der Gemeinde oder in der Zeitung kundgemacht worden sein muss, die für amtliche Kundmachungen der Behörde bestimmt ist; außerdem muss die mündliche Verhandlung in jener Form kundgemacht worden sein, die im anzuwendenden Gesetz vorgesehen ist; wenn jedoch im anzuwendenden Gesetz nichts über die Form der Kundmachung bestimmt ist, ist die Verhandlung in einer Form kundzumachen, die geeignet ist sicherzustellen, dass ein Beteiligter von der Anberaumung der Verhandlung Kenntnis erlangen wird.
Wenn eine mündliche Verhandlung nicht in der soeben dargestellten Weise kundgemacht wurde, erstreckt sich die Präklusionswirkung nur auf jene Beteiligten, die rechtzeitig die Verständigung von der Anberaumung der Verhandlung erhalten haben. Unter Präklusion ist der Wegfall eines Rechts wegen versäumter Geltendmachung zu verstehen. Unter gewissen Voraussetzungen kann ebenso eine Ausschlusswirkung für Rechte eintreten. Daher bedeutet Präklusion ein Ausschluss, was wiederum zur Folge hat, dass eine Person dann im Verfahren präkludiert ist, wenn sie den Sachvortrag verspätet einbringt.
Es muss jedoch beachtet werden, dass eine Person, die keine Einwendung erhoben hat, unter bestimmten Voraussetzungen trotzdem nachträglich Einwendungen erheben kann. Denn die betreffende Person muss nämlich glaubhaft machen, dass sie durch ein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis verhindert war, rechtzeitig Einwendungen zu erheben und dass sei kein Verschulden oder nur ein minderer Grad des Versehens trifft, wie beispielsweise etwa Krankheit oder Unfall. In solch einen Fall kann die betreffende Person innerhalb von zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses die Erhebung von Einwendungen nachholen. Es muss beachtet werden, dass Einwendungen in jedem Fall jedoch nur bis zum Zeitpunkt der rechtskräftigen Entscheidung der Sache erhoben werden können.
Sollte der Antragsteller, dessen Antrag die Grundlage des Verfahrens ist, die Verhandlung versäumen, gilt der Antrag nicht als zurückgezogen. In solch einen Fall ist die Verhandlung vielmehr trotzdem durchzuführen oder zu vertagen. Dennoch hat der säumige Antragsteller sodann die aus einer Vertagung entstehenden Kosten zu tragen. Bei der Durchführung einer mündlichen Verhandlung müssen einige Sache in Bezug auf den Verhandlungsleiter beachtet werden, wie etwa die Prüfung von Identität und Rechtsstellung der Erschienenen, die Erörterung des Verfahrensgegenstandes, die Stellung des Verhandlungsleiters gegenüber Sachverständigen, die Suche nach Interessenausgleich, die Unterbrechung und Vertagung, die Verhandlungsschrift sowie der Schluss der Verhandlung und die Bescheidverkündung.