Eingangs muss erwähnt werden, dass es eigentlich keine bestimmte Form für die Eröffnung eines Verwaltungsverfahrens gibt. Es muss beachtet werden, dass das Verwaltungsverfahren in einer bestimmten Angelegenheit mit der ersten Handlung der Behörde eingeleitet ist. Daraus kann somit abgeleitet werden, dass wenn ein Ansuchen einlangt und ein Beamte sodann darauf den Vermerk Sachverhalt prüfen macht, das Verwaltungsverfahren genauso als eröffnet zu betrachten ist wie auch dann, wenn sich der Beamte gleich an die Prüfung des Sachverhaltes macht oder wenn er den Antragsteller vorlädt. Außerdem gilt das Verwaltungsverfahren ebenso mit der amtswegigen Einleitung als eröffnet. Es ist erwähnenswert, dass der auslösende Moment für den Beginn eines Verwaltungsverfahrens auf zwei verschiedene Arten erfolgen kann, und zwar entweder auf Antrag eines Beteiligten oder aufgrund der amtswegige Wahrnehmung eines Verwaltungsorgans, dass ein Sachverhalt vorliegt, der die Behörde zum amtswegigen Vorgehen ermächtigt oder sogar verpflichtet.
Sollte somit ein Gesetz vorsehen, dass ein Verfahren nur auf Antrag einzuleiten ist, darf die Behörde daher nur dann tätig werden, wenn ein Antrag auch tatsächlich eingebracht worden ist. Wenn dies geschehen ist, ist die Behörde wiederum verpflichtet zu handeln und der Antragsteller hat sodann ein Recht darauf, dass die Behörde auf seinen Antrag reagiert und diesen ebenso erledigt. Wenn das Gesetz jedoch das amtswegige Vorgehen der Behörde vorsieht, so hat die Behörde dann das Verfahren von sich aus einzuleiten, wenn sie das Vorliegen der Bedingungen für eine Verfahrenseröffnung wahrgenommen hat. Sodann wird die Behörde zu prüfen haben, ob die sachlichen Voraussetzungen für eine Verfahrenseinleitung gegeben sind. Falls dies zutrifft, wird sie das Verfahren einzuleiten haben, sofern sie zur amtswegigen Verfahrenseinleitung verpflichtet ist; wenn die Behörde jedoch zur amtswegigen Verfahrenseinleitung nur ermächtigt ist, wird sie bloß zu beurteilen haben, ob eine Verfahrenseinleitung sinnvoll ist oder nicht.
In diesem Zusammenhang muss auch die Zuständigkeit berücksichtigt werden. Denn unter Zuständigkeit ist die Ermächtigung eines Staatsorgans zur Vornahme bestimmter Akte zu verstehen. Das bedeutet also, dass ein Staatsorgan dann für eine bestimmte Angelegenheit zuständig ist, wenn ihm die Ermächtigung erteilt worden ist, in dieser Angelegenheit tatsächlich tätig zu werden. Außerdem richtet sich die sachliche und örtliche Zuständigkeit im Verwaltungsverfahren nach bestimmten Vorschriften. Sollten solche Vorschriften jedoch nicht vorhanden sein, sind in den Angelegenheiten der Bundesverwaltung in erster Instanz die Bezirksverwaltungsbehörden und in zweiter Instanz der Landeshauptmann sachlich zuständig. Wenn jedoch keine Zuständigkeit bestimmt werden kann oder wenn Gefahr im Verzug besteht, richtet sich die sachliche Zuständigkeit nach der in Betracht kommenden obersten Behörde.
Die örtliche Zuständigkeit wiederum richtet sich bei unbeweglichen Sachen nach der Lage der Sache. Bei Sachen, die sich jedoch auf den Betrieb eines Unternehmens oder auf sonstige dauernde Tätigkeiten beziehen, richtet sich die örtliche Zuständigkeit nach dem Ort, an dem das Unternehmen betrieben wird oder an dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Ansonsten richtet sich die örtliche Zuständigkeit nach dem Hauptwohnsitz des Beteiligten. Sollte die örtliche Zuständigkeit jedoch mehreren Behörden zukommen, müssen diese einvernehmlich vorgehen. Für den Fall, dass es zu keinem Einvernehmen kommen sollte, geht die Zuständigkeit auf die sachlich in Betracht kommende Oberbehörde über.
Außerdem muss bei Gefahr im Verzug jede Behörde in ihrem Amtsbereich die notwendigen Amtshandlungen unter Verständigung der anderen Behörden vornehmen. Für den Fall, dass dennoch zwischen den Behörden ein Zuständigkeitsstreit vorliegen sollte, entscheidet sodann die sachlich in Betracht kommende gemeinsame Oberbehörde über die betreffende Sache. Wenn bei der Behörde jedoch bestimmte Anbringen eingelangt sind, zu deren Behandlung die betreffende Behörde nicht zuständig ist, hat sie diese sodann ohne unnötigen Aufschub und auf Gefahr des Einschreiters an die zuständige Behörde von Amts wegen weiterzuleiten oder den Einschreiter an die zuständige Behörde zu weisen.
Es ist ebenso erwähnenswert, dass sich Verwaltungsorgane in bestimmten Sachen der Ausübung ihres Amtes zu enthalten haben und sich vertreten lassen müssen. Hierbei handelt es sich insbesondere um Sachen, an denen die Verwaltungsorgane selbst oder einer ihrer Angehörigen beteiligt sind bzw. in Sachen, in denen sie als Bevollmächtigte einer Partei bestellt waren oder wenn sonstige wichtige Gründe vorliegen, welche die volle Unbefangenheit der Verwaltungsorgane in Zweifel ziehen. Bei Gefahr im Verzug besteht diesbezüglich eine Ausnahme, denn bei Gefahr im Verzug hat jedoch auch das befangene Organ die unaufschiebbaren Amtshandlungen selbst vorzunehmen, wenn die Vertretung durch ein anderes Verwaltungsorgan nicht unverzüglich möglich ist.
In diesem Zusammenhang ist es ebenso erwähnenswert, dass der Begriff Partei und Beteiligte streng voneinander zu trennen ist. Denn Beteiligte sind Personen, die eine Tätigkeit der Behörde in Anspruch nehmen oder auf die sich die Tätigkeit der Behörde bezieht, während Parteien wiederum Personen sind, die an der Sache ein Rechtsanspruch oder ein rechtliches Interesse haben. Es ist ebenso erwähnenswert, dass Beteiligte sich auch durch eigenberechtigte natürliche Personen bzw. durch juristische Personen oder durch eingetragene Personengesellschaften vertreten lassen können, sofern nicht gefordert wird, dass sie und ihre gesetzlichen Vertreter persönlich zur Verhandlung erscheinen müssen. Es muss dennoch beachtet werden, dass sich die Bevollmächtigten sodann durch eine schriftliche Vollmacht ausweisen müssen, die auf Namen oder auf Firma laufen muss. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit vor der Behörde die Vollmacht mündlich zu erteilen, da ein Aktenvermerk zu ihrer Beurkundung ausreicht.
Das ordentliche Verwaltungsverfahren endet mit dem letztinstanzlichen Bescheid, wobei dagegen jedoch nur mehr innerhalb einer Frist von sechs Wochen Beschwerde beim Verwaltungsgerichtshof oder an den Verfassungsgerichtshof erhoben werden kann. Es muss beachtet werden, dass die Beschwerde auf jeden Fall von einem Rechtsanwalt zu unterzeichnen ist und dass sich die Kosten einer Beschwerde auf Euro 180,- belaufen. Außerdem werden im Falle des Obsiegens der beschwerdeführenden Partei beim Verwaltungsgerichtshof Euro 991,20 ersetzt. Sollte der Beschwerdeführe etwa für die Kosten einer Beschwerde nicht aufkommen können, ohne dadurch seinen Lebensunterhalt zu gefährden, kann er Verfahrenshilfe beantragen. Wenn dem Antrag auf Verfahrenshilfe stattgegeben wird, bekommt der Beschwerdeführer einen Rechtsanwalt als Verteidiger gestellt und ist sodann ebenso von den Gebühren der Beschwerde befreit.