Eingangs muss erwähnt werden, dass man sich schriftlich oder mündlich, aber auch telefonisch an die Behörde wenden kann. Schriftliche Anbringen können in herkömmlicher Schriftform, aber auch telegrafisch, fernschriftlich, durch automationsunterstützte Datenübertragung oder per Telefax eingebracht werden. Es muss beachtet werden, dass es nicht tunlich sein wird, ein umfangreiches Ansuchen, für das die Schriftform nicht ausdrücklich vorgesehen ist, mündlich oder telefonisch einzubringen. Eine Bitte um Auskunft darüber, wo ein Ansuchen einzubringen ist, wird ohne weiteres telefonisch oder mündlich eingebracht werden können. Außerdem können mündliche Anbringen bei der Behörde nur während der für den Parteienverkehr bestimmten Zeit eingebracht werden, außer bei Gefahr im Verzug. Rechtmittel oder Eingaben, die an eine Frist gebunden sind bzw. durch die der Fristenlauf bestimmt wird, sind auf jeden Fall schriftlich einzubringen.
Es muss beachtet werden, dass wenn ein schriftliches Anbringen nicht in traditioneller Schriftform, sondern in technischer Weise eingebracht wird, sich die Frage stellen kann, ob das Anbringen überhaupt von der darin genannten Person ist. Wenn dieses schriftliche Anbringen keine eigenhändige Unterschrift aufweist und die Behörde Zweifel darüber hat, ob das Anbringen tatsächlich von der darin genannten Person stammt, kann sie eine Bestätigung durch ein schriftliches Anbringen mit eigenhändiger Unterschrift auftragen. Dafür ist eine angemessene Frist zu setzen. Sollte diese Frist erfolglos verstreichen, ist das Anbringen nicht mehr zu behandeln. Außerdem kann die Behörde ebenso bei mündlichen oder telefonischen Anbringen eine schriftliche Bestätigung innerhalb einer bestimmten Frist auftragen.
Zum Zwecke der eindeutigen Identifikation von Verfahrensbeteiligten im elektronischen Verkehr darf die Behörde die zentrale Melderegisterzahl dieser Person heranziehen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Zahl nicht von der Behörde anlässlich der elektronischen Identifikation aufgezeichnet werden darf. Es ist erwähnenswert, dass die Behörde schriftliche Eingaben, die ihr nicht mit der Post zugesendet werden, während der Amtsstunden entgegenzunehmen hat. Außerhalb der Amtsstunden kann die Behörde solche Anbringen entgegennehmen, sie ist aber dazu nicht verpflichtet. Außerdem gelten Anbringen, die mit Telefax bzw. im Wege automationsunterstützter Datenübertragung oder in einer anderen technisch möglichen Weise eingebracht werden, dann als rechtzeitig eingebracht, wenn sie innerhalb offener Frist abgesendet worden sind, aber bei der Behörde außerhalb der Amtsstunden eingelangt sind. Sollte ein Anbringen mit Telefax oder in einer anderen technischen Weise außerhalb der Amtsstunden bei der Behörde einlangen, beginnt eine behördliche Entscheidungsfrist wiederum erst mit Wiederbeginn der Amtsstunde zu laufen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit Anbringen und andere Unterlagen, die das Verfahren betreffen, mit automationsunterstützter Datenverarbeitung zu erfassen.
Es ist erwähnenswert, dass eine Behörde auf alles einzugehen hat, was an sie herangetragen wird, sofern die Angelegenheit aus ihrem Zuständigkeitsbereich berührt wird. Sollte sie mit etwas befasst werden, wofür sie nicht zuständig ist, hat sie den Einschreiter an die zuständige Stelle zu weisen bzw. eine schriftliche Eingabe dorthin zu senden. Falls es notwendig ist, muss die Behörde sogar von Amts wegen klären, was Gegenstand eines Anbringens sein soll; also sie muss klären was der Einschreitet eigentlich will. Daher muss die Behörde in einigen Fällen durch Rückfrage beim Antragsteller klären, was genau gewollt wird. Wenn sich ein Anbringen auf keine bestimmte Angelegenheit bezieht, braucht es auch nicht weiter behandelt zu werden. Außerdem kann jedes Anbringen im Verfahren jederzeit zurückgezogen werden. Dies führt wiederum dazu, dass die Behörde den Gegenstand des Anbringens nicht mehr behandeln darf, außer sie hätte den Gegenstand sowieso von Amts wegen zu behandeln gehabt. Daher kann der verfahrenseinleitende Antrag in jeder Lage des Verfahrens, das heißt also auch im Berufungsverfahren, geändert werden. Ein verfahrenseinleitende Antrag ist der Antrag, der den Hauptinhalt eines Verwaltungsverfahrens bestimmt.
Es kann vorkommen, dass Eingaben an eine Behörde mangelhaft sind, weil sie einer Vorschrift über Formerfordernisse nicht entsprechen oder weil sie inhaltlich fehlerhaft sind. Es muss beachtet werden, dass kein Mangel in einem schriftlichen Anbringen die Behörde zur Zurückweisung berechtigt. In diesem Fall hat die Behörde vielmehr von Amts wegen unverzüglich die Behebung zu veranlassen, wobei die Eingabe dem Einschreiten zurückzustellen ist. Zur Behebung des Mangels ist ihm eine angemessene Frist zu setzen. Sollte der Mangel nicht innerhalb dieser Frist behoben werden, ist der Antrag zurückzuweisen. Wenn der Mangel behoben wird, gilt das Anbringen als ursprünglich richtig eingebracht. Außerdem sind Behörden verpflichtet Personen, die nicht durch berufsmäßige Parteienvertreter, also durch Rechtsanwälte oder Notare, vertreten sind, nötige Anleitungen zur Vornahme ihrer Verfahrenshandlungen zu geben. Daher muss die Behörde allen Personen, die sich an sie wenden, jene Informationen zu geben, die nötig sind, damit sie wissen, welche Verfahrenshandlungen im betreffenden Fall in Frage kommen.
Die Parteien eines Verwaltungsverfahrens sind berechtigt Einsicht in die Akten zu nehmen, die ihre Sache betreffen. Die Parteien können sodann aus den Akten Abschriften anfertigen oder Kopien machen lassen. Akten dürfen den Parteien jedoch nicht mitgegeben werden; daher sind Abschriften an Ort und Stelle anzufertigen, wobei Kopien wiederum nur dann begehrt werden können, wenn bei der Behörde die technischen Voraussetzungen für die Anfertigung von Kopien vorhanden sind. Hierbei hat die Partei jedoch die Kosten für Kopien selber zu tragen. Außerdem kann Akteneinsicht auch durch automationsunterstützte Datenverarbeitung gestattet werden. Es ist erwähnenswert, dass das Recht auf Akteneinsicht auch noch nach Abschluss eines Verfahrens besteht. Personen, die nicht Parteien sind, haben wiederum kein Recht auf Akteneinsicht. Solchen Menschen können aber trotzdem unter Wahrung des Amtsgeheimnisses Einsicht in die Akten gewährt werden. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass Aktenbestandteile von der Akteneinsicht ausgenommen sind, insoweit deren Einsichtnahme eine Schädigung berechtigter Interessen einer Partei oder anderer Personen bzw. insoweit eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeiführen würde oder insoweit deren Einsichtnahme den Zweck des Verfahrens beeinträchtigen würde.
Auch die Behörde kann mit Beteiligten sowie auch mit anderen Personen in einer angemessenen Form Kontakt aufnehmen, also schriftlich oder telefonisch. Mit Beteiligten und mit anderen Personen, wie beispielsweise etwa Zeugen oder Sachverständige, kann die Behörde in jeder Form Kontakt aufnehmen. Außerdem hat dieser Verkehr grundsätzlich in deutscher Sprache zu erfolgen. Dennoch ist ein Dolmetscher beizuziehen, wenn die zu vernehmenden Personen nicht ausreichend deutsch oder gar nicht deutsch beherrschen. Wenn kein Amtsdolmetscher zur Verfügung steht, sind geeignete Personen als Dolmetscher zu bestellen. Zur Vernehmung von Personen, die taubstumm bzw. taub oder stumm sind, sind ebenso Dolmetscher heranzuziehen.
Außerdem darf jede Behörde Personen zu sich vorladen, die in ihrem Amtsbereich ihren Aufenthalt oder Sitz haben und deren Erscheinen von der Behörde notwendig ist. In der Ladung muss angegeben sein, wann und wohin die geladene Person kommen soll sowie was Gegenstand der Amtshandlung sein soll, zu der sie geladen wird, und auch in welcher Eigenschaft sie erscheinen soll, also beispielsweise etwa als Beteiligte oder Zeuge, und auch welche Behelfe und Beweismittel mitzubringen sind. Es muss auch angegeben sein, ob die geladene Person persönlich zu erscheinen hat oder ob sie sich vertreten lassen kann. Es ist ebenso bekannt zu geben, welche Folgen ein Ausbleiben haben würde. Man unterscheidet zwei Formen der Ladung, und zwar die einfache Ladung und der Ladungsbescheid. Die Ladung, deren Einhaltung nicht erzwungen werden kann, wird als einfache Ladung bezeichnet, während die erzwingbare Landung als Ladungsbescheid bezeichnet wird.
Die einfache Ladung wird dann verwenden, wenn man annehmen kann, dass ihr der Empfänger ohne weiteres Folge leisten wird. Daher ist die einfache Ladung nur eine Aufforderung, deren Einhaltung jedoch nicht erzwungen werden kann, aber trotzdem gewisse rechtliche Konsequenzen haben kann wie etwa Kostenersatz. Wenn aber die Ladung, die durch Ladungsbescheid erfolgt ist, nicht befolgt wird, kann für den Fall des Nichterscheinens Zwangsstrafen oder die Vorführung angedroht werden. In diesem Zusammenhang muss berücksichtigt werden, dass der Verkehr zwischen Behörde und Beteiligte bzw. behördeninterne Akte durch Niederschrift bzw. durch Aktenvermerk dokumentiert wird.
Es ist ebenso interessant zu wissen, dass es Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Ordnung und zur Wahrung des Anstandes bei Amtshandlungen gibt. Die diesen Maßnahmen handelt es sich um Mutwillensstrafen. Das bedeutet, dass Personen, welche die Amtshandlung stören oder die durch ihr Benehmen den Anstand verletzen, zuvor zu ermahnen sind. Erst wenn dies erfolglos bleibt, kann ihnen nach vorheriger Androhung das Wort entzogen werden sowie ihre Entfernung verfügt werden und ihnen die Bestellung eines Bevollmächtigten aufgetragen werden. Die Behörde hat aber auch die Möglichkeit eine Ordnungsstrafe bis zu Euro 726,- zu verhängen. Allerdings ist die Verhängung einer Ordnungsstrafe nur dann zulässig, wenn die Person, gegen die die Ordnungsstrafe verhängt werden soll, vorher ermahnt worden ist und wenn nach erfolgloser Ermahnung die Verhängung einer Strafe angedroht worden ist. Auch gegen Personen, die beleidigende schriftliche Eingaben verfassen, kann eine Ordnungsstrafe verhängt werden.
Gegen Personen, die an einem Verwaltungsverfahren als öffentliche Organe teilnehmen und die einem Disziplinarrecht unterstehen, darf wiederum keine Ordnungsstrafe verhängt werden. Hier darf nur die Anzeige an die Disziplinarbehörde erstattet werden. Gleiches gilt bei Rechtsanwälten und Notaren, die als Parteienvertreter tätig werden. Die Behörde kann eine Mutwillensstrafe bis zu Euro 726,- gegen Personen verhängen, die die Tätigkeit einer Behörde mutwillig in Anspruch nehmen oder unrichtige Angaben machen, um eine Angelegenheit zu verschleppen. Es ist erwähnenswert, dass gegen die Verhängung einer Ordnungsstrafe oder Mutwillensstrafe eine Berufung an den Unabhängigen Verwaltungssenat zulässig ist.